Gérer une copropriété avec Excel, ou avec un logiciel ?

Oui, sous conditions. Le Code civil impose de tenir une comptabilité, pas d’utiliser un outil particulier. Une copropriété de moins de vingt lots — caves, garages et parkings exclus — est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie, les mouvements des disponibilités et le montant des deux fonds (art. 3.89, § 5, 15°). Un tableur bien tenu peut porter cela. À partir de vingt lots, la comptabilité doit suivre le plan comptable minimum normalisé, en partie double, et un tableur n’y suffit plus.

Beaucoup de modèles circulent, mais la plupart sont conçus pour le droit français : ils parlent de syndicat des copropriétaires, de conseil syndical ou de fonds de travaux ALUR, notions qui n’existent pas en Belgique. Si vous partez d’un modèle, vérifiez au minimum qu’il distingue le fonds de roulement du fonds de réserve, qu’il permet plusieurs clés de répartition, qu’il porte le numéro d’entreprise de l’association sur les documents produits, et qu’il contient une ligne de contrôle vérifiant que le total réparti égale bien la dépense d’origine.

Il n’existe pas de seuil légal imposant un logiciel, mais il existe un seuil qui rend le tableur impraticable : vingt lots, hors caves, garages et parkings. Au-delà, la comptabilité doit être tenue en partie double selon le plan comptable minimum normalisé de l’arrêté royal du 12 juillet 2012 — journaux, grand livre, balance. En pratique, la plupart des syndics bénévoles changent bien avant, quand une deuxième clé de répartition apparaît ou quand un décompte d’eau doit être produit chaque année.

Il peut les suivre, mais il ne peut pas les séparer. L’article 3.86, § 3 du Code civil exige que le fonds de roulement et le fonds de réserve soient placés sur des comptes bancaires distincts ouverts au nom de l’association des copropriétaires. C’est une obligation bancaire, pas une obligation de présentation : deux colonnes dans un classeur, aussi bien tenues soient-elles, ne satisfont pas cette exigence. Le tableur peut refléter la répartition ; il ne peut pas la créer.

Quatre reviennent systématiquement. La clé de répartition recopiée à la main d’un onglet à l’autre, qui devient fausse dès qu’une vente ou une scission modifie les quotités. Les totaux qui ne bouclent pas à cause des arrondis, sans que rien ne le signale faute de partie double. L’absence de piste d’audit : six mois plus tard, personne ne peut dire quelle facture justifie tel montant. Et le fichier unique, sans sauvegarde, connu d’une seule personne — le risque le plus grave, et le plus souvent ignoré.

L’article 3.89, § 5, 7° impose de transmettre l’ensemble du dossier de gestion de l’immeuble au successeur dans les trente jours suivant la fin du mandat, comptabilité et actifs compris, quelle qu’en soit la cause. Un classeur personnel n’est pas un dossier de gestion : il contient des chiffres, mais ni les pièces justificatives, ni l’historique du compte, ni la justification de l’affectation des sommes. Votre successeur devra reconstituer, et l’obligation légale reste la vôtre tant qu’elle n’est pas remplie.

Pour un petit immeuble, une à deux séances de saisie : la liste des lots et des quotités telles qu’elles figurent dans l’acte de base, les soldes d’ouverture de chaque copropriétaire, le montant des deux fonds, les charges récurrentes et les contrats, et les relevés de compteurs à la date de reprise. Le meilleur moment est une clôture d’exercice, quand les chiffres sont arrêtés et vérifiés. Syndic24 propose un essai de sept jours sans carte bancaire, ce qui laisse le temps de faire cette saisie et de comparer le résultat à votre classeur avant de vous engager.

Non, et méfiez-vous de qui vous l’affirmera. Un logiciel applique un cadre — plan comptable belge, clés de répartition, quorums et majorités, décomptes d’eau régionaux — et supprime des catégories entières d’erreurs mécaniques. Mais quelqu’un doit toujours saisir les bonnes pièces, décider des affectations et faire approuver les comptes par l’assemblée générale, avec un commissaire aux comptes désigné chaque année (art. 3.91). La responsabilité du mandat reste entièrement celle du syndic.