Mis à jour en septembre 2026
Durée, clôture, et comment changer les dates sans se retrouver sans décharge
Aucun texte belge n'impose douze mois à l'exercice comptable d'une association des copropriétaires. Ni l'arrêté royal du 12 juillet 2012 ni le livre 3 du Code civil ne définissent l'année comptable : les dates sont libres. Mais trois obligations annuelles se combinent — un inventaire au moins une fois l'an, une assemblée générale ordinaire dans une période fixée au règlement d'ordre intérieur, et des budgets soumis au vote chaque année. De fait, un exercice qui dépasse douze mois laisse une assemblée sans comptes à approuver.
Art. 7 de l'arrêté royal du 12 juillet 2012 · Art. 3.85, § 3, 3°, 3.87, § 2 et 3.89, § 5, 16° du Code civil
La question revient souvent : l'exercice comptable d'une copropriété doit-il faire douze mois ? La réponse est non, aucun texte ne l'impose. L'arrêté royal du 12 juillet 2012, qui fixe le plan comptable minimum normalisé des associations de copropriétaires, est muet sur la durée de l'exercice. Le livre 3 du Code civil ne définit pas davantage l'année comptable. C'est pourquoi un logiciel correctement conçu laisse les dates d'exercice libres.
Cette liberté n'est pas un vide. Trois obligations, toutes annuelles, encadrent la durée par leurs conséquences plutôt que par une interdiction. Les comprendre évite l'erreur classique : allonger un exercice pour se simplifier le calendrier, et découvrir ensuite qu'une année entière s'est écoulée sans que les comptes soient approuvés.
Cette page explique ce que disent exactement les textes, pourquoi un exercice de dix-huit mois est une mauvaise idée même s'il n'est interdit par aucun article, et comment changer les dates proprement — par un exercice de transition court, pas long.
Trois obligations annuelles, aucune durée imposée
L'arrêté royal du 12 juillet 2012 organise la tenue des comptes, la conservation des pièces, l'inventaire et l'évaluation des avoirs. À aucun endroit il ne fixe la durée de l'exercice comptable. Le livre 3 du Code civil ne la fixe pas non plus. Il n'existe donc pas de règle des « exactement douze mois » en copropriété belge, contrairement à ce qu'on lit souvent.
Art. 7 de l'arrêté royal du 12 juillet 2012
Toute association de copropriétaires procède, « une fois l'an au moins », avec bonne foi et prudence, aux opérations de relevé, de vérification, d'examen et d'évaluation nécessaires pour établir « à la date choisie » un inventaire complet de ses avoirs, droits, dettes, obligations et engagements. Le texte impose donc une fréquence annuelle, mais laisse la date au choix de la copropriété.
Art. 3.85, § 3, 3° et art. 3.87, § 2 du Code civil
Le règlement d'ordre intérieur contient obligatoirement « la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l'assemblée générale ordinaire de l'association des copropriétaires ». Et le syndic « tient une assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement d'ordre intérieur ». L'assemblée annuelle n'est donc pas une tradition : c'est une obligation, à une date que la copropriété a elle-même inscrite dans son ROI.
Art. 3.89, § 5, 16° du Code civil
Le syndic prépare le budget prévisionnel des dépenses courantes et celui des frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets « sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires ». Encore une échéance annuelle, qui n'a de sens qu'adossée à des comptes clôturés.
Art. 3.94, § 1er du Code civil
Le livre 3 ne contient aucun article qui dise expressément « l'assemblée générale approuve les comptes annuels ». En revanche, lors de la vente d'un lot, le syndic doit transmettre « une copie du dernier bilan approuvé par l'assemblée générale ». La loi présuppose donc qu'un bilan est approuvé par l'assemblée — et un bilan approuvé suppose un exercice clôturé.
La « décharge » donnée au syndic après approbation des comptes n'est pas nommée dans le livre 3 du Code civil. Elle découle du statut de mandataire du syndic et d'une pratique constante, souvent organisée par le règlement d'ordre intérieur ou le contrat de syndic. Elle n'en est pas moins l'enjeu réel du rendez-vous annuel : c'est l'acte par lequel l'assemblée reconnaît la gestion de l'exercice écoulé. Un syndic qui n'obtient pas de décharge pour une période reste exposé à une contestation ultérieure sur cette période.
Aucun article ne l'interdit — et c'est précisément le piège
Puisque la durée n'est pas réglée, rien n'interdit formellement un exercice de dix-huit mois. L'objection n'est pas textuelle, elle est pratique, et elle est sérieuse : un exercice long laisse une assemblée générale sans comptes à approuver. Cette assemblée se tient quand même, puisque le ROI l'impose, mais elle n'a rien à valider pour la période écoulée.
Vous gagneriez un confort de calendrier, une seule fois, contre un trou durable dans la couverture du syndic. Pour un syndic bénévole, qui engage sa responsabilité personnelle sans rémunération, c'est le plus mauvais échange possible.
Un exercice de transition de six mois conserve tous les rendez-vous annuels
Pour passer d'un exercice calé sur l'année civile à un exercice du 1er juillet au 30 juin, la bonne méthode n'est pas d'étirer un exercice mais d'en insérer un court. Chaque année garde ainsi son inventaire, son assemblée, ses comptes et sa décharge.
1er janvier – 30 juin · 6 mois
Un exercice complet mais court : clôture au 30 juin, inventaire à cette date, comptes établis, décompte de charges, assemblée générale, approbation et décharge.
1er juillet – 30 juin · 12 mois
L'exercice reprend sa durée normale sur les nouvelles dates. Plus aucune acrobatie ensuite.
Un exercice « maigre » à expliquer en assemblée : six mois de charges, donc des montants qui ne se comparent pas à ceux de l'année précédente. C'est un point d'ordre du jour à préparer, rien de plus. Infiniment moins gênant qu'une année sans décharge.
Tout dépend de l'endroit où vos dates sont écrites
La majorité requise n'est pas la même selon le document qui fixe les dates de l'exercice. La différence est considérable : d'un côté une décision d'assemblée sous seing privé, de l'autre un acte notarié avec transcription. Commencez donc par vérifier où vos dates figurent réellement.
| Où les dates sont écrites | Ce qu’il faut modifier | Majorité | Forme |
|---|---|---|---|
| Règlement d'ordre intérieur | Modification du ROI | Majorité absolue | Sous seing privé |
| Règlement de copropriété ou acte de base | Modification des statuts | Deux tiers des voix | Acte notarié + transcription |
| Nulle part | Décision d'assemblée, puis inscription au ROI | Majorité absolue | Sous seing privé |
Depuis la réforme de 2018, le règlement d'ordre intérieur ne fait plus partie des statuts : l'article 3.85, § 1er réserve ce terme à l'acte de base et au règlement de copropriété, et le ROI est établi sous seing privé. Or l'article 3.88, § 1er, qui énumère les décisions requérant les deux tiers ou les quatre cinquièmes, ne vise nulle part le règlement d'ordre intérieur. Aucune majorité qualifiée n'étant prévue, c'est la règle par défaut de l'article 3.87, § 8 qui s'applique : les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés. C'est un raisonnement tiré de trois dispositions, pas une phrase recopiée d'un article.
Le syndic met ensuite le ROI à jour sans délai sur la base des modifications décidées par l'assemblée (art. 3.93, § 3).
La modification d'un règlement de copropriété relève des deux tiers des voix lorsqu'elle ne concerne que la jouissance, l'usage ou l'administration des parties communes — ce qui est le cas du calendrier comptable de l'association (art. 3.88, § 1er, 1°, a). Toute autre modification des statuts exige les quatre cinquièmes. L'acte doit être passé devant notaire et transcrit, avec le coût que cela représente. C'est la raison pratique pour laquelle il vaut mieux, quand c'est possible, que le calendrier vive dans le ROI.
Beaucoup de copropriétés ont la période d'assemblée dans leur ROI — c'est obligatoire depuis 2018 — et rien sur l'exercice comptable dans leur acte de base. Dans ce cas, une décision à la majorité absolue suffit, sans notaire et sans frais.
L'erreur qui ruine un changement de dates correctement voté
C'est l'oubli le plus coûteux de toute l'opération. Votre ROI fixe une période annuelle de quinze jours pour l'assemblée ordinaire. Si vous déplacez la clôture de l'exercice sans déplacer cette période, votre assemblée tombe à un moment où les comptes du nouvel exercice ne sont pas encore établis — ou bien elle approuve des comptes vieux de presque un an.
ROI : assemblée entre le 1er et le 15 mars. Exercice : 1er janvier – 31 décembre. L'assemblée de mars approuve les comptes clôturés au 31 décembre précédent. Cohérent.
Nouvel exercice : 1er juillet – 30 juin. Si la période du ROI reste au 1er-15 mars, l'assemblée de mars se tient au milieu de l'exercice en cours, avec pour seuls comptes disponibles ceux clôturés neuf mois plus tôt.
La période du ROI doit suivre la clôture : par exemple entre le 1er et le 15 octobre, soit environ trois mois après le 30 juin, de quoi établir les comptes et convoquer dans les délais.
La période d'assemblée et la date de clôture se votent ensemble, dans la même décision. Prévoyez deux à quatre mois entre la clôture et la période d'assemblée : le temps d'établir les comptes, de les faire contrôler par le commissaire aux comptes, et de convoquer en respectant le délai de convocation.
Sept étapes, dans cet ordre
Cherchez toute mention de l'exercice comptable, de l'année sociale ou de la date de clôture. S'il n'y en a pas, vous échappez au notaire.
Elle y est obligatoirement depuis 2018. Notez-la : elle devra bouger en même temps que la clôture.
Un exercice de transition court, jamais long. Vérifiez que la nouvelle période d'assemblée laisse deux à quatre mois après la clôture.
Formulez-le précisément : nouvelles dates d'exercice, durée de l'exercice de transition, nouvelle période de quinze jours pour l'assemblée ordinaire, et modification du ROI en conséquence.
Majorité absolue si tout se joue dans le ROI. Deux tiers et passage chez le notaire si les statuts fixent les dates.
L'article 3.93, § 3 lui impose de le faire sans délai sur la base des décisions de l'assemblée.
Inventaire à la date de clôture, comptes, décompte de charges par copropriétaire, budget, assemblée, approbation, décharge. Aucune étape sautée.
Les dates d'exercice sont libres dans Syndic24, précisément parce qu'aucun texte belge n'impose douze mois. Vous définissez la date d'ouverture et la date de clôture qui correspondent à vos statuts ou à la décision de votre assemblée, y compris pour un exercice de transition de six mois.
Syndic24 est un logiciel et ne remplace ni un comptable ni un conseil juridique. Le choix des dates et la majorité applicable relèvent de votre assemblée générale et de vos statuts.
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Démarrer mon essai gratuitArrêté royal du 12 juillet 2012 — texte publié au Moniteur belge