Veelgestelde vragen

De gratis proefperiode duurt 7 dagen en geeft toegang tot alle functies van Syndic24: dubbele boekhouding, kostenoproepen, kostenafrekeningen, algemene vergadering, waterafrekeningen en eigenaarsportaal. Er wordt geen bankkaart gevraagd en er is geen enkele verbintenis. U kunt tijdens de proefperiode uw echte gebouw, uw kavels en uw quotiteiten ingeven en die gegevens behouden wanneer u na de 7 dagen beslist om een abonnement te nemen.

Nee. De proefperiode van 7 dagen is volledig gratis en vraagt geen bankkaart: u maakt een account aan met een e-mailadres en u start meteen. Uw betaalgegevens worden pas gevraagd wanneer u na de proefperiode een abonnement kiest. Er is dus geen automatische afhouding op het einde van de periode en geen looptijdverbintenis bij de start.

U ontvangt drie dagen voor het einde een herinneringsmail. Doet u niets, dan gaat uw account over naar de leesmodus: uw gegevens blijven toegankelijk en raadpleegbaar, maar u kunt geen nieuwe boekingen meer ingeven. Om verder te werken, kiest u een van de drie formules — Particulier, Premium of Professioneel — en wordt de volledige toegang hersteld, met alle reeds ingegeven gegevens.

Ja, dat kan. Neem contact met ons op als zeven dagen niet volstaan, bijvoorbeeld omdat u de afsluiting van een boekjaar of uw algemene vergadering afwacht om de software in reële omstandigheden te testen. Een verlenging vraagt u per e-mail aan via het contactformulier en veronderstelt geen bankkaart en geen verbintenis om daarna een abonnement te nemen.

Houd de basisakte van het gebouw bij de hand — die bevat de quotiteiten of duizendsten van elke kavel —, de lijst van de kavels met de contactgegevens van de mede-eigenaars, en het ondernemingsnummer van de vereniging van mede-eigenaars (VME), dat op de officiële documenten moet staan. De meterstanden van het water en de rekeningen van het vorige boekjaar zijn nuttig om de geschiedenis over te nemen, maar kunnen later worden toegevoegd.

Syndic24 biedt drie formules aan, gefactureerd per maand en per kavel (appartement), elk met een onbeperkt aantal gebouwen. De formule Particulier kost 2 € incl. btw per kavel en per maand: ze dekt het volledige dagelijkse beheer — boekhouding, boekjaren, bijdragevorderingen, kosten- en waterafrekeningen, mede-eigenaars en huurders, verdeelsleutels, aanmaning van wanbetalers. De formule Premium kost 5 € incl. btw per kavel en per maand: ze voegt de algemene vergaderingen, de notulen, het eigenaarsportaal, de automatische wettelijke herinneringen, de dubbele boekhouding en de PDF-personalisatie toe. De formule Professioneel kost 4 € excl. btw per kavel en per maand: dezelfde functies als Premium, voorbehouden aan BIV-erkende syndici. Geen verborgen kosten, geen dossierkosten.

Omdat ze gericht is op professionele syndici, meestal btw-plichtige vennootschappen die de btw kunnen aftrekken; de formules Particulier en Premium worden inclusief btw weergegeven. Belangrijk: de btw-plicht hangt af van de rechtsvorm van de syndicus — een natuurlijke persoon is niet btw-plichtig voor zijn opdracht als syndicus — en niet van de gekozen Syndic24-formule.

Nee. Alleen de woonkavels — de appartementen — en de handelsruimten worden meegeteld in de facturatie. Kelders, garages, parkeerplaatsen en boxen tellen niet mee als bijkomende betalende kavels, ook niet wanneer ze in de basisakte afzonderlijke kavels vormen. Een mede-eigendom met zes appartementen, zes kelders en vier garages wordt dus op zes kavels gefactureerd, oftewel 12 € incl. btw per maand in de formule Particulier. Het is dezelfde uitsluitingslogica als die van de wettelijke drempel van 20 kavels.

De aangebrachte klant krijgt 20 % korting op zijn eerste abonnementsjaar. De peter krijgt van zijn kant een korting die stijgt met het aantal aangebrachte klanten: 10 %, daarna 30 %, daarna 50 %, telkens één jaar geldig. Beide voordelen gelden ongeacht de gekozen formule, en het programma wordt beheerd vanuit uw Syndic24-account.

Nee, er worden geen opstart-, activatie- of configuratiekosten aangerekend: u betaalt alleen het maandelijkse abonnement, berekend per kavel. Het importeren van uw Excel-gegevens, het aanmaken van het gebouw, het ingeven van de quotiteiten en het instellen van de verdeelsleutels zijn inbegrepen. De prijs hangt enkel af van het aantal woonkavels en van de gekozen formule.

De opzegging gebeurt met één klik vanuit uw account, zonder opzegtermijn en zonder verantwoording. U behoudt de volledige toegang tot het einde van de reeds betaalde periode, zodat u de tijd heeft om uw boekhoudkundige gegevens, uw kostenafrekeningen en uw lijsten van mede-eigenaars naar Excel te exporteren. Er worden geen opzeggingskosten aangerekend en het abonnement wordt na de opzegging niet verlengd.

Ja, op elk moment en in beide richtingen. De wijziging gaat onmiddellijk in en het prijsverschil wordt pro rata van de lopende periode verrekend. Dat is nuttig wanneer u van de formule Particulier naar Premium overstapt op het ogenblik dat u uw eerste algemene vergadering in de tool wilt voorbereiden, of wanneer een syndicus zijn BIV-erkenning behaalt en naar de formule Professioneel overschakelt.

Ja, de drie Belgische systemen worden ondersteund. In Wallonië volgt de berekening de werkelijke kostprijs voor distributie en sanering (CVD/CVA) met haar progressieve schijven. In Brussel past Syndic24 het Vivaqua-tarief toe. In Vlaanderen volgt de afrekening het systeem basis + comfort. U geeft de meterstanden van elke individuele meter in en de software verdeelt de globale factuur van het gebouw over de kavels.

Elke kost wordt verdeeld volgens de sleutel uit de basisakte. Syndic24 aanvaardt vier modi: duizendsten of quotiteiten, gelijke delen, percentages en vrije quotiteiten. Eén mede-eigendom kan meerdere sleutels combineren binnen hetzelfde boekjaar — het dak volgens duizendsten, de lift enkel tussen de bediende kavels, het water volgens de individuele meter. Elke sleutel wordt één keer ingegeven en daarna toegepast op alle betrokken kosten.

Ja. De Excel-import omvat de lijst van mede-eigenaars en huurders, de kavels en hun quotiteiten, de watermeters en de geschiedenis van de kosten. De export werkt in de andere richting voor de boekhoudkundige gegevens, de kostenafrekeningen en de contactenlijsten. U kunt dus vertrekken van een bestaand rekenblad zonder alles opnieuw in te geven, en nadien een bestand bezorgen aan een boekhouder of aan een volgende syndicus.

Ja. Syndic24 genereert de oproepingen met agenda, registreert punt per punt de stemmingen en de behaalde meerderheden, en produceert vervolgens de notulen van de algemene vergadering. De documenten zijn exporteerbaar en worden bewaard in de documentenbibliotheek van het gebouw, waar de mede-eigenaars ze kunnen raadplegen via het portaal in de formules Premium en Professioneel.

Ja, met de drie formules. Het aantal gebouwen is bij Syndic24 geen tariefcriterium: Particulier, Premium en Professioneel dekken alle drie een onbeperkt aantal mede-eigendommen vanuit hetzelfde account. U betaalt per gefactureerde kavel. Elk gebouw behoudt zijn eigen boekhouding, zijn eigen boekjaren, zijn eigen verdeelsleutels en zijn eigen ondernemingsnummer van de VME: de gegevens worden nooit vermengd tussen mede-eigendommen.

Ja, via het eigenaarsportaal dat inbegrepen is in de formules Premium en Professioneel. Elke mede-eigenaar krijgt een beveiligde persoonlijke ruimte waarin hij zijn kostenafrekeningen, zijn kostenoproepen, de notulen van de algemene vergaderingen en de documenten van het gebouw terugvindt. Zo hoeft de syndicus dezelfde stukken niet bij elke individuele vraag opnieuw per e-mail te versturen.

Syndic24 volgt het saldo van elke mede-eigenaar op en verstuurt herinneringen voor onbetaalde bedragen per e-mail op basis van de openstaande kostenoproepen. U ziet op elk moment wie achterstand heeft, voor welk bedrag en sinds wanneer, zodat u het dossier kunt documenteren vóór elke stap. De software onderneemt echter geen invorderingsactie: de ingebrekestelling en een eventuele gerechtelijke procedure behoren tot de taak van de syndicus.

Ja. Het ondernemingsnummer van de vereniging van mede-eigenaars (VME) staat op alle documenten die Syndic24 genereert: oproepingen, notulen, kostenoproepen en kostenafrekeningen. Die vermelding wordt opgelegd door het Belgisch Burgerlijk Wetboek, boek 3 (art. 3.86 §1). U geeft het nummer één keer in bij het aanmaken van het gebouw en de software neemt het automatisch over in de hoofding van elk document.

Ja: correcte oproepingen met agenda, te betekenen notulen, automatische berekening van de meerderheden (gewone, 2/3, 4/5) en van het aanwezigheidsquorum, en opvolging van de betwistingstermijn van vier maanden uit de artikelen 3.87 en 3.88 van het Burgerlijk Wetboek. De software structureert het verloop van de algemene vergadering, maar de juridische verantwoordelijkheid voor de beslissingen en hun betekening blijft bij de syndicus.

Ja. Het Belgisch Burgerlijk Wetboek, boek 3 (art. 3.84 en volgende), legt een reservefonds op dat jaarlijks wordt gespijsd met minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten. Syndic24 houdt een afzonderlijke rekening bij voor het reservefonds en voor het werkkapitaal, berekent de drempel van 5 % op basis van de geboekte kosten, en laat toe daarmee rekening te houden bij het opstellen van de begroting.

Ja. De formule Professioneel, aan 4 € excl. btw per kavel en per maand, voegt de BIV-vermeldingen op de documenten toe, de aftrekbare facturatie exclusief btw en het beheer van meerdere klantmede-eigendommen vanuit één account. Ze vereist een ondernemingsnummer en een BIV-erkenningsnummer. Syndic24, uitgegeven door Linkdis, is een software-uitgever: het is zelf niet BIV-erkend en oefent geen enkel mandaat van syndicus uit.

Nee. De kosten van de mede-eigendom dragen geen btw: de vereniging van mede-eigenaars (VME) is niet btw-plichtig. Enkel de erelonen van een btw-plichtige professionele syndicus kunnen btw bevatten, die apart wordt gefactureerd. Uw afrekeningen rekenen de kosten dus inclusief btw door, zonder toegevoegde btw.

In het Belgische formaat 0123.456.789. De vermelding « btw BE » gaat het nummer enkel vooraf als de syndicus btw-plichtig is; anders wordt het ondernemingsnummer alleen weergegeven. Elke syndicus — ook een vrijwillige — heeft een ondernemingsnummer, aangezien de inschrijving van de vereniging van mede-eigenaars bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) verplicht is.

De uitwisselingen tussen uw browser en Syndic24 zijn versleuteld via HTTPS, de toegang is beschermd door een persoonlijke account, en de verwerking van persoonsgegevens volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Mede-eigenaars die het portaal gebruiken, zien enkel hun eigen afrekeningen en de gemeenschappelijke documenten van hun gebouw, nooit de gegevens van andere mede-eigendommen die vanuit hetzelfde account worden beheerd.

De Syndic24-toepassing wordt gehost op Railway, een cloudhostingplatform. De verwerking van de gegevens valt onder de AVG en steunt op conforme verwerkersovereenkomsten met de technische dienstverleners. Uw gegevens worden niet doorverkocht, niet gebruikt voor reclamedoeleinden en niet gedeeld met andere syndici. De software wordt uitgegeven door Linkdis.

Alleen u, en de personen aan wie u toegang verleent: een mede-syndicus, een lid van de raad van mede-eigendom, of de mede-eigenaars via het portaal in de formules Premium en Professioneel. Elke toegang is persoonlijk en beperkt tot het bereik dat u bepaalt. Het Syndic24-team raadpleegt de inhoud van uw mede-eigendom niet, tenzij u daar uitdrukkelijk om vraagt in het kader van een supportvraag.

U kunt al uw gegevens naar Excel exporteren vóór het einde van het abonnement: boekhouding, kostenafrekeningen, kostenoproepen, lijsten van mede-eigenaars en huurders. U behoudt de toegang tot het einde van de reeds betaalde periode. Daarna kunt u de verwijdering van uw gegevens vragen, overeenkomstig de AVG, via het contactformulier van de site.

Ja. U beschikt over videohandleidingen en een snelstartgids. De site publiceert daarnaast een volledige gids over de Belgische mede-eigendom, die de rol van de syndicus, de organisatie van de algemene vergadering, de jaarlijkse kostenafrekening, het reservefonds en de verdeelsleutels uitlegt. Zo kan een vrijwillige syndicus zonder boekhoudkundige opleiding de boekhouding van zijn gebouw vanaf het eerste boekjaar correct voeren.

De support is bereikbaar per e-mail via het contactformulier van de site, met een antwoord binnen 24 werkuren, en via online chat tijdens de kantooruren. Een kennisbank en de gids over de mede-eigendom op de site beantwoorden al de meeste configuratievragen: het aanmaken van het gebouw, het ingeven van de quotiteiten, de verdeelsleutels en de afsluiting van een boekjaar.

Ja, de support is inbegrepen in de drie formules — Particulier, Premium en Professioneel — zonder meerkost en zonder urenpakket. Er bestaat geen betalend serviceniveau dat voorbehouden is aan de duurste abonnementen: een vrijwillige syndicus aan 2 € incl. btw per kavel en per maand krijgt dezelfde begeleiding als een professionele syndicus. De support is ook toegankelijk tijdens de gratis proefperiode van 7 dagen.

Ja, en dat is een gratis dienst. Met de Excel-import neemt u uw lijsten van mede-eigenaars en huurders, uw kavels en hun quotiteiten, uw watermeters en de geschiedenis van de kosten over, en wij kunnen u bij die overname begeleiden. De migratie verloopt het eenvoudigst bij het begin van een boekjaar: u maakt het boekjaar aan, geeft de beginsituatie in en importeert vervolgens de gegevens.