De algemene vergadering: organisatie en oproeping

Gewone algemene vergadering (GAV):

• Vindt minstens 1 keer per jaar plaats

• Over het algemeen in het voorjaar (maart-mei)

• Vaste agenda: goedkeuring van de rekeningen, stemming over het budget, benoeming van de syndicus

Buitengewone algemene vergadering (BAV):

• Bijeengeroepen wanneer nodig

• Voor dringende of belangrijke beslissingen

• Voorbeelden: grote werken, wijziging van het reglement, ontslag van de syndicus

💡 Een enkele AV kan tegelijk gewoon EN buitengewoon zijn (twee afzonderlijke delen met gescheiden agenda's).

De syndicus is verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de jaarlijkse gewone AV.

Kunnen ook de oproeping vragen:

✅ De raad van mede-eigendom

✅ Een of meerdere mede-eigenaars die 1/5 van de stemmen vertegenwoordigen

✅ De commissaris (indien aanwezig)

In geval van weigering door de syndicus:

De vrederechter kan toestemming geven voor de oproeping door een mede-eigenaar.

Wettelijke termijn:

De oproeping moet minstens 15 dagen vóór de datum van de AV worden verzonden.

Startpunt:

De termijn loopt vanaf de verzending van de oproeping (niet vanaf de ontvangst).

Verzendwijze:

• Aangetekende brief (de zekerste)

• E-mail (indien aanvaard door de mede-eigenaar)

• Overhandiging tegen ontvangstbewijs

⚠️ Niet-naleving van de termijn: Risico op nietigverklaring van de in AV genomen beslissingen door de vrederechter.

De oproeping MOET verplicht bevatten:

✅ Datum, uur en plaats van de AV

✅ Gedetailleerde agenda (lijst van te stemmen punten)

✅ Bijgevoegde documenten (rekeningen, budget, offertes werken)

✅ Stemmodaliteiten (aanwezigheid, volmacht, video)

✅ Contactgegevens van de syndicus

Agenda:

• Moet nauwkeurig zijn (geen te vaag punt "diverse")

• Mede-eigenaars kunnen toevoeging van punten vragen (voor de AV)

• Er kan alleen gestemd worden over wat op de agenda staat

💡 Tip: Nummer de agendapunten om de stemming en het opstellen van de notulen te vergemakkelijken.

Mogelijke plaatsen:

• In het gebouw (gemeenschappelijke ruimte, hal)

• Gehuurde zaal in de buurt

• Kantoor van de syndicus

• Online (videoconferentie) indien het reglement het toelaat

Toegankelijkheid:

De plaats moet toegankelijk zijn voor alle mede-eigenaars (personen met beperkte mobiliteit).

Hybride modaliteiten:

Sommige mede-eigendommen staan deelname in persoon OF via videoconferentie tegelijk toe.

Alle mede-eigenaars hebben het recht om deel te nemen.

In geval van mede-eigendom (meerdere eigenaars van hetzelfde kavel):

→ Slechts één vertegenwoordiger per kavel

In geval van afwezigheid:

→ Volmacht aan een andere mede-eigenaar of aan de syndicus

→ De volmacht moet schriftelijk en ondertekend zijn

Huurders:

→ Kunnen NIET deelnemen (behalve uitnodiging ter informatie)

Genodigden:

De AV kan personen uitnodigen (architect, aannemer, advocaat) om een project voor te stellen of uitleg te geven.

1. Opening:

→ Ondertekening aanwezigheidslijst en verificatie van het quorum

→ Benoeming van een voorzitter van de zitting (vaak de syndicus)

→ Aanwijzing van een secretaris (voor de notulen)

2. Presentatie:

→ De syndicus presenteert de agendapunten

→ Vragen en discussies van de mede-eigenaars

3. Stemmingen:

→ Stemming punt per punt volgens de vereiste meerderheden

→ Telling van de stemmen (volgens de quotiteiten)

4. Afsluiting:

→ Ondertekening van de aanwezigheidslijst

→ Opstellen van de notulen in de weken daarna

💡 Duur: Een AV duurt over het algemeen 1 tot 3 uur afhankelijk van het aantal agendapunten.