Software voor mede-eigendom in België: waaraan ze moet voldoen
Wat software moet kunnen om een Belgische mede-eigendom te beheren, welke soorten tools er werkelijk bestaan en voor wie elk ervan geschikt is — inclusief de gevallen waarin software niet het juiste antwoord is.
Bijgewerkt op 5 september 2026
Software voor mede-eigendombeheer is geen neutraal hulpmiddel dat u zomaar van het ene land naar het andere overzet. In België moet ze boek 3 van het Burgerlijk Wetboek toepassen, werkkapitaal en reservekapitaal gescheiden houden en een waterafrekening opmaken die in Namen, Brussel en Gent niet dezelfde regels volgt. Dat diskwalificeert de meeste generieke tools.
De gedwongen mede-eigendom wordt in België geregeld door de artikelen 3.78 tot 3.100 van het Burgerlijk Wetboek, ingevoerd bij de wet van 4 februari 2020 en van kracht sinds 1 september 2021. Die tekst legt de syndicus zestien opdrachten op, opgesomd in artikel 3.89, § 5, waaronder het voeren van de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars « op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningenstelsel » (art. 3.89, § 5, 15°). Dat rekeningenstelsel bestaat: het is vastgelegd bij het koninklijk besluit van 12 juli 2012, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 3 augustus 2012, en geldt voor de boekjaren die vanaf 1 januari 2013 beginnen. Een tool die voor een ander land is ontworpen, kent dat rekeningenstelsel niet, kent de drempel van twintig kavels niet en kent de VME met rechtspersoonlijkheid niet — drie begrippen zonder equivalent elders.
De tweede bijzonderheid is financieel. Artikel 3.86, § 3 verplicht dat de middelen van de mede-eigendom worden geplaatst « op verschillende rekeningen, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal », alle geopend op naam van de vereniging van mede-eigenaars. Het genormaliseerd rekeningenstelsel trekt die scheiding door tot in de nummering: 550 voor het reservekapitaal, 551 voor het werkkapitaal, 700 en 701 voor de opgevraagde voorschotten van het ene en het andere. Software die alleen een globale kaspositie kent, zal nooit de staten opleveren die een commissaris van de rekeningen of een algemene vergadering verwacht die wil weten hoe haar reservekapitaal ervoor staat.
De derde bijzonderheid is gewestelijk, en wordt het vaakst onderschat. Water wordt in de drie gewesten niet op dezelfde manier gefactureerd. In Wallonië is de jaarlijkse vergoeding verschuldigd per meter en worden de verbruiksschijven op het niveau van de meter berekend: een gebouw met een collectieve watermeter krijgt maar één eerste schijf aan verlaagd tarief, ongeacht het aantal appartementen. In Brussel geldt sinds 1 januari 2022 een lineair tarief en wordt het jaarlijkse vastrecht integendeel vermenigvuldigd met het aantal woningen achter de meter. In Vlaanderen wordt het vastrecht per wooneenheid geteld, met een korting per gedomicilieerde en een basisvolume dat van de gezinssamenstelling afhangt. Drie tegengestelde logica's, één gebouw om af te rekenen: precies het soort regel dat een generieke tool negeert en die de syndicus uiteindelijk met de hand in een rekenblad herberekent. De details staan op onze pagina waterafrekening en -facturatie.
Deze pagina verkoopt dus geen software voordat de nuttige vraag is gesteld: wat moet een tool kunnen om een Belgische mede-eigendom te beheren? Hieronder vindt u een criterialijst die u op elke uitgever kunt toepassen, een eerlijke beschrijving van de drie families tools die in België bestaan, de plaats die Syndic24 daarin inneemt — en de gevallen waarin ons antwoord niet het juiste is. Nuttige precisering: Syndic24 geeft software uit en verstrekt geen juridisch advies; de wettelijke verwijzingen op deze pagina verwijzen naar de officiële teksten, waarvan de links onderaan staan.
✅ In het kort
Om een mede-eigendom in België te beheren, moet software de boekhouding van de VME voeren volgens het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel boven twintig kavels, werkkapitaal en reservekapitaal scheiden, de waterafrekening per gewest berekenen en de Belgische meerderheden van de algemene vergadering beheren. Syndic24 doet dat vanaf 2 € incl. btw per kavel per maand.
- De beslissende drempel is die van twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend: daarboven genormaliseerd rekeningenstelsel en dubbele boekhouding, daaronder is een vereenvoudigde boekhouding toegestaan.
- Er bestaan drie families tools in België: zelfbedieningssoftware, begeleide formules en syndicuskantoren — prijs én verantwoordelijkheid verschillen sterk.
- Geen enkele software neemt het mandaat van syndicus over: de mede-eigendom blijft verantwoordelijk voor haar beslissingen en de uitvoering ervan.
- Software is niet het juiste antwoord bij een openlijk conflict, bij zware werken, of wanneer niemand het mandaat wil opnemen.
Wat software voor mede-eigendom in België moet kunnen
Dit is een raster dat u op elke tool kunt toepassen, ook op de onze. Elke regel stemt overeen met een Belgische verplichting of een gewestelijke beperking, niet met een voorkeur van een uitgever. De derde kolom is de vraag die u tijdens een demo stelt: ze scheidt zeer snel de tools die werkelijk op de Belgische markt zijn afgestemd van de rest.
| Criterium | Waarom, Belgisch bekeken | Vraag aan de uitgever |
|---|---|---|
| Boekhouding volgens het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel | Art. 3.89, § 5, 15° BW en KB van 12 juli 2012: boven twintig kavels wordt de boekhouding gevoerd « volgens de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden ». | « Levert de software een dagboek, een grootboek en een balans op, opgebouwd op de rekeningen van het genormaliseerd stelsel voor mede-eigendom? » |
| Vereenvoudigde boekhouding onder twintig kavels | Datzelfde artikel staat toe — zonder het op te leggen — een vereenvoudigde boekhouding: ontvangsten en uitgaven, toestand van de kasmiddelen, mutaties van de beschikbare middelen, bedrag van beide kapitalen, schuldvorderingen en schulden van de mede-eigenaars. | « Kan ik in vereenvoudigde boekhouding blijven zonder tot het volledige stelsel te worden gedwongen, en overschakelen als de vergadering dat beslist? » |
| Werkkapitaal en reservekapitaal apart beheerd | Art. 3.86, § 3: voor elk een afzonderlijke bankrekening, op naam van de VME. Het rekeningenstelsel scheidt ze tot in de nummers (550 / 551 voor de financiële rekeningen, 700 / 701 voor de opgevraagde voorschotten). | « Hebben beide kapitalen eigen opvragingen, eigen boekingen en eigen saldi, of is er één globaal saldo? » |
| Waterafrekening afgestemd op de drie gewesten | Wallonië: vergoeding en schijven per meter. Brussel: jaarlijks vastrecht vermenigvuldigd met het aantal woningen. Vlaanderen: vastrecht per wooneenheid, met korting per gedomicilieerde. | « Verandert de berekening naargelang het gewest van het gebouw, of moet ik ze met de hand overdoen? » |
| Meerdere en verantwoorde verdeelsleutels | Art. 3.85, § 1: het reglement van mede-eigendom bepaalt « de met redenen omklede criteria en de wijze van berekening » van de verdeling van de lasten. Die verdeling wijzigen vergt een meerderheid van vier vijfden (art. 3.88, § 1, 2°, a). | « Kan ik meerdere sleutels definiëren — duizendsten, gelijke delen, nut, lift — en ze op de afrekening van elke mede-eigenaar tonen? » |
| Oproepingen, stemmingen en notulen volgens Belgische regels | Gewone meerderheid (art. 3.87, § 8), bijzondere meerderheden van twee derden en vier vijfden (art. 3.88, § 1), stemming op basis van de aandelen, volmachten en delegaties. | « Zijn de voorgestelde meerderheden de Belgische meerderheden, of die van een ander land? » |
| Begrotingen ter stemming voorgelegd | Art. 3.89, § 5, 16°: de syndicus stelt een begroting op voor de lopende uitgaven en een begroting voor de te voorziene buitengewone kosten; beide worden jaarlijks ter stemming aan de vergadering voorgelegd. | « Maakt de software een begroting op die ter stemming kan worden voorgelegd, en vergelijkt ze die met de realisatie bij afsluiting? » |
| Externe controle mogelijk | Art. 3.91: de algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college van commissarissen aan, mede-eigenaar of niet. Die moet kunnen controleren. | « Zijn de dagboeken, de verantwoordingsstukken en de afrekeningen exporteerbaar voor een externe controle? » |
| Tweetalige documenten FR / NL | Een Brusselse of Vlaamse mede-eigendom moet haar mede-eigenaars documenten in het Nederlands kunnen bezorgen: oproeping, afrekening, bijdragevordering. | « Komen de pdf-documenten er in het Frans én in het Nederlands uit, of alleen in de taal van de interface? » |
| Identiteit van de VME op de documenten | De vereniging van mede-eigenaars heeft rechtspersoonlijkheid en een eigen ondernemingsnummer; haar bijdragevorderingen en afrekeningen moeten haar identificeren, met haar eigen IBAN. | « Kan ik het ondernemingsnummer van de VME, haar statuut en haar IBAN instellen en op de uitgaande documenten zien? » |
Ontbreekt er één criterium? Dat is niet uitsluitend: het is werk dat elk jaar met de hand bij de syndicus terechtkomt. De echte vraag is niet « is deze software goed », maar « wat blijft er dan nog voor mij te doen ».
De drempel van twintig kavels: de telregel maakt het verschil
Dit punt wordt het vaakst verkeerd weergegeven. De tekst viseert « elke mede-eigendom van minder dan twintig kavels met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen ». De bijhorigheden tellen dus niet mee, terwijl ze vaak talrijker zijn dan de appartementen zelf. Een gebouw met 18 appartementen, 22 kelders en 15 parkeerplaatsen telt 18 kavels in de zin van de boekhoudkundige bepaling: het blijft onder de drempel en de vereenvoudigde boekhouding staat open. Wij passen dezelfde logica toe op onze facturatie — kelders, garages, parkeerplaatsen en boxen worden niet gefactureerd.
De soorten tools die in België bestaan
Drie families bestaan naast elkaar op de Belgische markt, en ze beantwoorden niet dezelfde vraag. De eerste geeft u gereedschap, de tweede staat u bij, de derde vervangt u. De prijs volgt dezelfde logica — en de verantwoordelijkheid ook.
Zelfbedieningssoftware
U blijft syndicus, de software voert uit
U behoudt het mandaat en doet het werk: de boekhouding, de bijdragevorderingen, de afrekeningen, de vergadering. De tool maakt de documenten op en voert de rekeningen. Tarief per kavel of forfait per gebouw, van enkele euro per maand tot een vast forfait. Dit is de categorie van Syndic24. Geschikt voor een mede-eigenaar die het mandaat van vrijwillige syndicus opneemt, en voor een professionele syndicus die zijn eigen tool wil.
Begeleide formules
U behoudt het mandaat, een derde doet een deel
Software met dienstverlening erbij: het voeren van de boekhouding, de voorbereiding of leiding van de vergadering, het opstellen van de notulen. De prijs ligt hoger en gaat vaak gepaard met dossieropeningskosten. Nuttig voor een eerste jaar, om een in onbruik geraakt beheer over te nemen, of wanneer niemand in het gebouw zich comfortabel voelt bij de rekeningen.
Syndicuskantoren
U delegeert het mandaat
Een BIV-erkende professionele syndicus neemt het mandaat op, met zijn verantwoordelijkheid en zijn verzekering. Erelonen per kavel en per jaar, vaak met een minimumaantal gefactureerde kavels en opstartkosten. Dat is het juiste antwoord wanneer niemand het mandaat wil of kan opnemen, en het enige wanneer de mede-eigendom complex is.
Wanneer software niet het juiste antwoord is
Een uitgever die op alles « ja » antwoordt, helpt niemand. Dit zijn de situaties waarin software kopen op zijn best nutteloos is en op zijn slechtst tijdverlies.
- De mede-eigendom zit in een openlijk conflict. Een beslissing van de vergadering die voor de vrederechter wordt betwist — de vordering verjaart na vier maanden vanaf de vergadering (art. 3.92, § 3) — vraagt een neutrale derde en soms een advocaat, geen beter rekenblad. De software zal het conflict alleen registreren.
- Er lopen zware werken. Gevelrenovatie, vervanging van de verwarming, conformiteitsstelling: de coördinatie van de opdrachten, de oplevering van de werken en de opvolging van de gewestelijke premies zijn een vak apart. Software voert de boekhouding van de werf, ze leidt de werf niet.
- Het verleden moet eerst worden gereconstrueerd. Een mede-eigendom overnemen waarvan de rekeningen niet zijn gevoerd, of waarvan de vertrekkende syndicus niets overdraagt, begint met documentair reconstructiewerk. De software wordt nadien nuttig, niet daarvoor.
- Niemand wil het mandaat. Dat is de eenvoudigste en meest voorkomende grens: software aanvaardt geen mandaat van syndicus. Is er geen vrijwilliger in het gebouw, dan is een professional nodig.
Voor de cijfers werken twee pagina's uit wat dit hoofdstuk alleen situeert: de vergelijking van de syndicussoftware die in België beschikbaar is, met de tariefmodellen en de gepubliceerde prijzen, en de prijs van een syndicus in België, die de erelonen van een kantoor afzet tegen de kostprijs van beheer in eigen beheer. Telt uw gebouw minder dan twintig kavels, dan legt de pagina syndicus voor een kleine mede-eigendom uit wat de wet werkelijk versoepelt — en wat nooit.
Syndic24 in dat landschap
Syndic24 is software voor mede-eigendombeheer die voor het Belgisch recht is ontworpen, in het Frans en het Nederlands, bestemd voor vrijwillige syndici, mede-eigendommen van twee tot twintig kavels en BIV-erkende professionele syndici. Ze behoort tot de eerste familie: u behoudt het mandaat, de tool voert uit. De functies dekken de boekhouding en de kosten, de verdeling via sleutels, de gewestelijke waterafrekening en, vanaf de formule Premium, de algemene vergaderingen.
De drie formules
| Formule | Prijs | Wat ze dekt |
|---|---|---|
| Particulier | 2 € incl. btw / kavel / maand | Het volledige dagelijkse beheer: mede-eigenaars en huurders, duizendsten, kavelregister, verdeelsleutels, verrichtingen en CODA-bankimport, leveranciersfacturen, voorschotten, boekjaren, bijdragevorderingen, jaarlijkse afrekeningen, aanmaningen, water, meters en energie, schriftelijke raadplegingen, wettelijke pdf-documenten. Zonder de algemene vergaderingen. |
| Premium | 5 € incl. btw / kavel / maand | Alles van Particulier, plus de algemene vergaderingen (oproepingen, stemming op basis van de duizendsten, Belgische quorums en meerderheden, delegaties), de notulen, het eigenaarsportaal, de wettelijke herinneringen en waarschuwingen, de dubbele boekhouding volgens het genormaliseerd stelsel en de branding van de pdf-documenten. De meest volledige formule voor een particulier. |
| Professioneel | 4 € excl. btw / kavel / maand | Exact dezelfde functies als Premium, zonder toevoeging. Voorbehouden aan BIV-erkende syndici: BIV-nummer en ondernemingsnummer vereist. Facturatie exclusief btw, waarbij de btw van 21 % aftrekbaar is. |
De facturatieregels, die de rest verklaren
- De drie formules dekken een onbeperkt aantal gebouwen. Het aantal beheerde mede-eigendommen speelt geen rol in de prijs — een vrijwillige syndicus met twee gebouwen betaalt per kavel evenveel als een kantoor met dertig.
- De facturatie gebeurt per gefactureerde kavel: appartementen en handelsruimten. Kelders, garages, parkeerplaatsen en boxen worden niet gefactureerd — dezelfde uitsluitingslogica als bij de wettelijke drempel van twintig kavels.
- Geen dossieropeningskosten, geen minimumforfait, geen gefactureerd minimum. Een mede-eigendom met drie appartementen betaalt drie kavels.
- Jaarlijkse facturatie. De btw van 21 % geldt alleen voor de formule Professioneel.
- Proefperiode van 7 dagen, zonder bankkaart. Blijft betaling na de proefperiode uit, dan gaat het dossier over naar alleen-lezen: raadplegen kan, boekingen zijn geblokkeerd. Er bestaat geen permanent gratis niveau.
- Doorverwijzing: −20 % het eerste jaar voor wie wordt doorverwezen; 10, 30 of 50 % voor wie doorverwijst, naargelang het aantal, één jaar geldig.
Wat de drie formules bevatten
Deze functies hangen niet af van de gekozen formule — ze zijn er al vanaf 2 € incl. btw per kavel.
- ✓Onbeperkt aantal gebouwen, mede-eigenaars, huurders en duizendsten
- ✓Kavelregister: kelder, garage, parkeerplaats, box, kadastrale gegevens, OCR-herkenning
- ✓Verdeelsleutels: duizendsten, gelijke delen, percentages, bijzondere aandelen, lift, eigen sleutel
- ✓Verrichtingen en bankimport CODA en Excel, leveranciersfacturen, terugkerende lasten en voorschotten
- ✓Boekjaren: opening, afsluiting, overdracht naar nieuw
- ✓Bijdragevorderingen en jaarlijkse afrekeningen per mede-eigenaar (toewijzing, sleutel, duizendsten, pdf)
- ✓Aanmaning van wanbetalers, individueel en gegroepeerd
- ✓Waterbeheer: collectief, tussenmeters, individueel
- ✓Meters en energie: gas, elektriciteit, verwarming met 30/70-verdeling, zonne-energie, privé of gemeenschappelijk, doorboeking in de lasten
- ✓Schriftelijke raadplegingen (stemmingen buiten de vergadering)
- ✓Wettelijke pdf-documenten: bijdragevorderingen, afrekeningen, bijlagen bij de vergadering, balans van de VME, beheersrekening
- ✓Verzending van documenten per e-mail, individueel en collectief, met verzendlogboek
- ✓Identiteit van de syndicus en van de VME: rechtsvorm, btw, IBAN, ondernemingsnummer
- ✓Opstartassistent, doorverwijzing en promocodes
Voorbehouden aan Premium en Professioneel
- ★Algemene vergaderingen: oproepingen, stemming op basis van de duizendsten, Belgische quorums en meerderheden, delegaties
- ★Notulen van de vergadering: besluiten en volmachten
- ★Eigenaarsportaal: saldo, lasten, stemmingen, gedeelde documenten
- ★Wettelijke herinneringen en waarschuwingen: automatische detectie en verzending
- ★Dubbele boekhouding volgens het genormaliseerd rekeningenstelsel: dagboek, grootboek, balans — het regime van mede-eigendommen met minstens twintig kavels
- ★Branding van de pdf-documenten: logo, kleur, vermeldingen
Wat dat in euro geeft
| Gebouw | Particulier | Premium | Professioneel |
|---|---|---|---|
| 3 appartementen | 6 € incl. btw / maand (72 € / jaar) | 15 € incl. btw / maand | — |
| 5 appartementen | 10 € incl. btw / maand (120 € / jaar) | 25 € incl. btw / maand | — |
| 6 appartementen | 12 € incl. btw / maand (144 € / jaar) | 30 € incl. btw / maand | — |
| 10 appartementen | 20 € incl. btw / maand | 50 € incl. btw / maand | 40 € excl. btw / maand |
De kelders, garages en parkeerplaatsen van die gebouwen worden niet gefactureerd: alleen de appartementen en de handelsruimten tellen. Het detail van de formules en de simulator staan op de pagina prijzen. De conformiteit met het Belgisch recht is punt per punt gedocumenteerd, en de pagina vrijwillige syndicus beschrijft het meest voorkomende gebruiksgeval.
Documentenbibliotheek: 40 documenten in de formule Particulier, 500 in Premium en Professioneel. Bestanden van maximaal 25 MB, met compressie van pdf-bestanden.
Wat Syndic24 niet doet
Een pagina die altijd in het voordeel van haar auteur besluit, heeft geen waarde. Dit zijn, zonder opsmuk, de grenzen van ons antwoord — ze zijn even nuttig om te kennen als de functies.
Syndic24 is software, geen syndicuskantoor. Wij nemen geen enkel mandaat op. De mede-eigendom en haar syndicus behouden hun mandaat, hun beslissingen en hun verantwoordelijkheid, met inbegrip van de burgerlijke aansprakelijkheid die aan de functie verbonden is. Wij wonen geen vergaderingen bij, wij ondertekenen niets en wij vertegenwoordigen de vereniging van mede-eigenaars niet.
Wij geven geen juridisch advies. De software past regels toe en maakt documenten op; de interpretatie van een basisakte, van een betwiste verdeelclausule of van een geschil is een zaak voor een notaris, een advocaat of de vrederechter.
Vanaf ongeveer negen appartementen wordt een concurrent met forfait goedkoper. Een tarief per kavel blijft evenredig met de grootte van het gebouw, een forfait per gebouw niet: boven een bepaalde grootte wint het forfait. Wij zeggen dat al op onze vergelijkingspagina, en wij zeggen het hier niet anders.
De dubbele boekhouding volgens het genormaliseerd rekeningenstelsel is bedoeld voor de mede-eigendommen die eraan onderworpen zijn, namelijk die met minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. Een kleinere mede-eigendom die vrijwillig naar dubbele boekhouding wil overstappen, heeft de formule Premium nodig.
Er bestaat geen permanent gratis niveau. De proefperiode van 7 dagen is volledig en vraagt geen bankkaart, maar ze eindigt: nadien blijft het dossier zonder betaling raadpleegbaar in alleen-lezen.
Wij dekken niet het werkterrein van een kantoor met een uitgebreide portefeuille: klantfacturatie, volledig huurbeheer, koppelingen met vakapplicaties. Een kantoor dat tientallen mede-eigendommen met die noden beheert, kijkt beter elders.
Syndic24 wordt uitgegeven door Linkdis OÜ, Ahtri 12, 10151 Tallinn (Estland) — ondernemingsnummer 16681350, btw EE102124350. De software is ontworpen voor het Belgisch recht en zowel de website als de algemene voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht.
Veelgestelde vragen over software voor mede-eigendom in België
Officiële bronnen
De regels op deze pagina komen uit de onderstaande teksten. Bedragen en gewestelijke tariefstructuren evolueren: controleer de datum van de bron voordat u ze voor een berekening gebruikt.
- Koninklijk besluit van 12 juli 2012 tot vaststelling van een minimum genormaliseerd rekeningenstelsel voor VME (Justel)
- CBN — Bulletin nr. 63, het rekeningenstelsel voor verenigingen van mede-eigenaars (FOD Justitie)
- CBN — Advies 2012/14, uitgewerkt voorbeeld bij het genormaliseerd rekeningenstelsel
- BIV — Wet op de mede-eigendom, uittreksel uit boek 3 van het Burgerlijk Wetboek
- SPGE — De waterprijs in Wallonië (CVD en CVA)
- Brugel — Beslissing 374, Vivaqua-tarieven 2026
- Vivaqua — Algemene voorwaarden 2022 (collectieve meter, vastrecht per woning)
- VMM — Tariefregulering van de integrale waterfactuur (Vlaanderen)
Probeer Syndic24 7 dagen uit
Volledige proefperiode, zonder bankkaart. Onbeperkt aantal gebouwen in de drie formules, geen dossieropeningskosten, geen gefactureerd minimum. Vanaf 2 € incl. btw per kavel per maand.
Start de gratis proefperiode