Wat moeten de notulen van een algemene vergadering bevatten?

De notulen moeten de hoofding en identificatie van de mede-eigendom bevatten (naam, adres, ondernemingsnummer KBO van de VME, datum, aanvangsuur en plaats, type vergadering, identiteit van de voorzitter, secretaris en stemopnemers), de lijst van aanwezigheden en vertegenwoordigingen met de aandelen en de verificatie van het quorum, het gedetailleerd resultaat van elke stemming (voor, tegen, onthoudingen met aandelen, vereiste en behaalde meerderheid, aangenomen of verworpen beslissing, namen van wie tegen stemde) en de opmerkingen, voorbehouden en het sluitingsuur. De inhoud wordt geregeld door artikel 3.87 §8 van het Burgerlijk Wetboek.

Binnen welke termijn moeten de notulen worden meegedeeld?

De syndicus moet de notulen aan alle mede-eigenaars meedelen binnen 30 kalenderdagen na de algemene vergadering, conform artikel 3.87 §9 van het Burgerlijk Wetboek. Een laattijdige kennisgeving (na 30 dagen) maakt de notulen niet nietig, maar de vertraging kan de aansprakelijkheid van de syndicus meebrengen.

Wie stelt de notulen van de algemene vergadering op?

De secretaris van de AV, aangewezen bij aanvang van de zitting, is belast met de opstelling van de notulen; hij noteert in real-time de besprekingen en stemresultaten. In de praktijk stelt bij professioneel beheerde mede-eigendommen vaak de syndicus of diens medewerker de notulen op. De voorzitter begeleidt het verloop en ondertekent de notulen samen met de secretaris, en de stemopnemers controleren de stemtelling en ondertekenen als bewijs van juistheid.

Wat is het verband tussen de notulen en de betwistingstermijn van 4 maanden?

Voor een aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaar loopt de betwistingstermijn van 4 maanden (artikel 3.92 van het Burgerlijk Wetboek) vanaf de datum van de AV, ongeacht de ontvangst van de notulen. Voor een afwezige en niet-vertegenwoordigde mede-eigenaar loopt de termijn vanaf de kennisgeving van de notulen. Als de notulen nooit aan een afwezige worden meegedeeld, begint de termijn nooit te lopen.

Hoe lang moeten de notulen worden bewaard?

De notulen en hun bijlagen moeten worden bewaard gedurende de hele levensduur van de mede-eigendom: er bestaat geen wettelijke verjaringstermijn voor de bewaring. Ze worden bewaard op de zetel van de VME in een chronologisch register, en elke mede-eigenaar heeft het recht ze te raadplegen op afspraak (art. 3.89 §5 van het Burgerlijk Wetboek).

Bijgewerkt in juni 2026

🗳️ Algemene vergadering

De notulen van de algemene vergadering

Q: Moeten de notulen vermelden wie tegen heeft gestemd?

Ja. Sinds de wet van 18 juni 2018 moeten de notulen nominatief de mede-eigenaars vermelden die tegen elke beslissing hebben gestemd. Deze vermelding is onmisbaar voor hun betwistingsrecht: zonder deze vermelding verliezen de tegenstemmers het bewijs van hun verzet.

Verplichte inhoud, opstelling, kennisgeving en bewaring van de notulen in Belgische mede-eigendom

De notulen: hoeksteen van de mede-eigendom

De notulen van de algemene vergadering zijn het officiële document dat alle door de mede-eigenaars gestemde beslissingen vastlegt; ze moeten het gedetailleerd resultaat van elke stemming bevatten, ondertekend zijn door het bureau van de AV en binnen 30 dagen aan alle mede-eigenaars worden meegedeeld, en ze doen de betwistingstermijn van 4 maanden lopen. Dit document heeft een fundamentele juridische waarde: het geldt als bewijs van de gestemde beslissingen en vormt de basis voor eventuele betwisting.

Sinds de hervorming van het mede-eigendomsrecht in 2018 is de inhoud strikt geregeld door artikel 3.87 §8 van het Burgerlijk Wetboek. Slecht opgestelde of onvolledige notulen kunnen leiden tot nietigverklaring van beslissingen voor de vrederechter.

Of het nu gaat om een gewone jaarlijkse AV of een buitengewone AV, de opstellingsregels zijn identiek. De syndicus is verantwoordelijk voor het correct bijhouden van de notulen, maar het is doorgaans het bureau van de AV (voorzitter, secretaris en stemopnemers) dat de opstelling begeleidt.

De essentie in 30 seconden

📝De notulen moeten het gedetailleerd resultaat van elke stemming bevatten: voor, tegen, onthoudingen, met de bijbehorende aandelen
📨Verplichte kennisgeving aan alle mede-eigenaars binnen 30 dagen na de AV
⏱️De notulen doen de betwistingstermijn van 4 maanden lopen voor aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars
✍️Moeten worden ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de stemopnemers
📂Verplichte bewaring gedurende de hele levensduur van de mede-eigendom, op de zetel van de VME

Verplichte inhoud van de notulen

Artikel 3.87 §8 van het Burgerlijk Wetboek

De Belgische wet is zeer precies over wat de notulen moeten bevatten. Het ontbreken van een verplichte vermelding kan leiden tot nietigheid van de betrokken beslissingen.

Hoofding en identificatie

Naam en adres van de mede-eigendom (VME)
Ondernemingsnummer KBO van de VME
Datum, aanvangsuur en plaats van de vergadering
Type vergadering: gewoon of buitengewoon
Identiteit van de voorzitter, secretaris en stemopnemers

Aanwezigheden en vertegenwoordigingen

Lijst van aanwezige mede-eigenaars met hun aandelen
Lijst van bij volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars (met naam gemachtigde)
Lijst van afwezige en niet-vertegenwoordigde mede-eigenaars
Totaal van aanwezige en vertegenwoordigde aandelen
Verificatie van het quorum (meerderheid aandelen voor gewone AV)

Stemresultaten — per agendapunt

Aantal stemmen VOOR met totaal aandelen
Aantal stemmen TEGEN met totaal aandelen
Aantal ONTHOUDINGEN met totaal aandelen
Vereiste meerderheid en behaalde meerderheid
Uitdrukkelijke vermelding of de beslissing is aangenomen of verworpen
Namen van mede-eigenaars die tegen stemden (verplicht sinds 2019)

Opmerkingen en verklaringen

Vragen of opmerkingen geformuleerd door mede-eigenaars
Voorbehoud of protest (essentieel voor een eventueel beroep)
Incidenten tijdens de zitting (onderbrekingen, verzoeken tot uitstel)
Sluitingsuur van de vergadering

Sinds de wet van 18 juni 2018 moeten de notulen nominatief de mede-eigenaars vermelden die tegen elke beslissing hebben gestemd. Deze vermelding is onmisbaar voor hun betwistingsrecht.

Opstelling van de notulen

Wie stelt op en hoe?

De secretaris van de AVHoofdverantwoordelijke

Aangewezen bij aanvang van de zitting, belast met de opstelling. Vaak een mede-eigenaar of medewerker van de syndicus. Noteert in real-time de besprekingen en stemresultaten.

De syndicus

Verantwoordelijk voor het correct bijhouden en bewaren. In de praktijk stelt de syndicus of diens medewerker vaak de notulen op, vooral bij professioneel beheerde mede-eigendommen.

De voorzitter van de AV

Begeleidt het verloop en ziet erop toe dat de notulen de debatten en beslissingen getrouw weergeven. Ondertekent de notulen samen met de secretaris.

De stemopnemers

Controleren de stemtelling en ondertekenen de notulen als bewijs van juistheid. Doorgaans 1 tot 2 mede-eigenaars aangeduid bij aanvang.

Tips voor goede notulen

Vooraf een gestructureerd ontwerp voorbereiden met de agenda
De stemresultaten tijdens de zitting punt per punt noteren
De notulen laten herlezen door de voorzitter vóór ondertekening
Duidelijke en feitelijke taal gebruiken, zonder interpretatie
Letterlijke citaten tussen aanhalingstekens plaatsen
Te vage samenvattingen vermijden: precisie verkiezen

Kennisgeving van de notulen

Termijn en modaliteiten

Artikel 3.87 §9 van het Burgerlijk Wetboek verplicht de syndicus om de notulen aan alle mede-eigenaars mee te delen binnen 30 kalenderdagen na de algemene vergadering.

Aangetekend schrijven

Zekerheid: Hoog

Juridisch veiligste methode. Bewijs van verzenddatum en ontvangst. Aanbevolen voor belangrijke beslissingen of bij conflict.

E-mail met ontvangstbevestiging

Zekerheid: Gemiddeld

Toegestaan als de mede-eigenaar vooraf schriftelijk heeft ingestemd met elektronische communicatie.

Persoonlijke overhandiging tegen handtekening

Zekerheid: Hoog

Mogelijk maar weinig praktisch voor grote mede-eigendommen. Datum en handtekening moeten worden bevestigd.

Beveiligd online platform

Zekerheid: Gemiddeld

Als het reglement dit voorziet en de mede-eigenaars ermee hebben ingestemd. Een tijdstempel van toegang kan als bewijs dienen.

Gevolgen

Zonder kennisgeving loopt de betwistingstermijn van 4 maanden niet voor afwezige mede-eigenaars
De syndicus draagt de bewijslast van de kennisgeving
Laattijdige kennisgeving (na 30 dagen) maakt de notulen niet nietig, maar de vertraging kan de aansprakelijkheid van de syndicus meebrengen

Notulen en betwistingstermijn

Het cruciale verband tussen notulen en beroep

De notulen spelen een bepalende rol in de betwistingstermijn van 4 maanden voorzien door artikel 3.92 van het Burgerlijk Wetboek.

Aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaar

Termijn: 4 maanden vanaf de datum van de AV

De termijn begint te lopen vanaf de dag van de vergadering, ongeacht de ontvangst van de notulen.

Afwezige en niet-vertegenwoordigde mede-eigenaar

Termijn: 4 maanden vanaf kennisgeving van de notulen

Het is de datum van ontvangst (of effectieve kennisname) die de termijn doet lopen.

Notulen nooit meegedeeld

Termijn: Geen startpunt

Als de afwezige mede-eigenaar nooit de notulen heeft ontvangen, begint de betwistingstermijn nooit te lopen.

Daarom is kennisgeving essentieel: zolang een afwezige mede-eigenaar de notulen niet heeft ontvangen, kan hij de beslissingen potentieel zonder tijdslimiet betwisten.

Bewaring en toegang tot de notulen

De notulen en de bijgevoegde documenten moeten worden bewaard gedurende de hele levensduur van de mede-eigendom. Er bestaat geen wettelijke verjaringstermijn voor de bewaring.

Bewaringsplaats

Op de zetel van de VME (doorgaans het kantoor van de syndicus of een lokaal van de mede-eigendom). Digitale kopieën zijn toegestaan.

Register van notulen

Alle notulen moeten worden opgenomen in een chronologisch register dat toegankelijk is voor elke mede-eigenaar.

Recht op toegang

Elke mede-eigenaar heeft het recht de notulen te raadplegen, op afspraak, op de zetel van de VME (art. 3.89 §5 BW). Kopieën kunnen worden gevraagd.

Overdracht bij wissel van syndicus

De vorige syndicus moet alle notulen aan de nieuwe syndicus overdragen binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat.

Bijlagen bij de notulen

Volmachten, verslagen, offertes en elk tijdens de AV gepresenteerd document moeten als bijlage worden bewaard.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

❌

Tegenstemmen niet nominatief vermelden

Opposerende mede-eigenaars verliezen het bewijs van hun verzet, wat hun betwistingsrecht verzwakt.

❌

Te vaag samenvatten van debatten

Bij geschillen kan de rechter de omstandigheden van de stemming niet reconstrueren.

❌

Vergeten het quorum te controleren

Als het quorum niet bereikt is en dit niet in de notulen wordt vastgesteld, zijn de beslissingen nietig.

❌

Notulen niet ondertekend door het bureau

De authenticiteit van het document kan voor de rechtbank worden betwist.

❌

Laattijdige of ontbrekende kennisgeving

De betwistingstermijn loopt niet voor afwezigen, wat permanente juridische onzekerheid creëert.

❌

Notulen wijzigen na ondertekening

Elke latere wijziging is valsheid in geschriften, strafrechtelijk gesanctioneerd.

❌

Volmachten niet bijvoegen

De geldigheid van stemmen bij volmacht kan niet worden geverifieerd.

Standaardstructuur van notulen

Hoofding

VME, adres, KBO, datum, uur, plaats

Bureau van de AV

Voorzitter, secretaris, stemopnemers

Aanwezigheidslijst

Aanwezigen, vertegenwoordigden, afwezigen, totaal aandelen

Verificatie quorum

Aanwezige/vertegenwoordigde aandelen vs vereiste drempel

Agenda — Punt per punt

Uiteenzetting, samenvatting debat, gedetailleerd stemresultaat

Varia

Niet-voorziene punten, opmerkingen, vragen van mede-eigenaars

Sluiting

Sluitingsuur, datum volgende AV

Handtekeningen

Voorzitter, secretaris, stemopnemers

Bijlagen

Volmachten, verslagen, offertes, gepresenteerde documenten

Belangrijkste punten

De notulen zijn een officieel juridisch document — ze gelden als bewijs van gestemde beslissingen
Gedetailleerde verplichte inhoud: stemmen voor/tegen/onthoudingen met aandelen
Mede-eigenaars die tegen stemden moeten nominatief worden vermeld
Verplichte kennisgeving binnen 30 dagen aan alle mede-eigenaars
De notulen doen de betwistingstermijn van 4 maanden lopen
Zonder kennisgeving geen startpunt van de betwistingstermijn voor afwezigen
Verplichte bewaring gedurende de hele levensduur van de mede-eigendom
Elke mede-eigenaar heeft recht op toegang tot de notulen op verzoek