Bijgewerkt in september 2026

🚀 Vrijwillige syndicus

Vrijwillige syndicus worden van uw mede-eigendom

Het volledige traject, in de juiste volgorde: de beslissing, de aanstelling, de overeenkomst en de formaliteiten van de eerste dagen

In het kort

Om vrijwillige syndicus te worden in België moet u aangesteld worden: door het reglement van interne orde, door de eerste algemene vergadering of, bij gebreke daarvan, door de vrederechter. De beslissing wordt genomen bij volstrekte meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Daarna gelden een schriftelijke overeenkomst en een mandaat van maximaal drie jaar.

Burgerlijk Wetboek, art. 3.88, § 1 · art. 3.89, § 1, § 2, § 3 en § 5, 8°

Een kort traject, maar in de juiste volgorde

Zelf het beheer van uw gebouw overnemen is in België niets bijzonders. In mede-eigendommen van twee tot twintig kavels is het zelfs gangbaar: het ereloon van een professionele syndicus weegt zwaar op een begroting van enkele duizenden euro, en het gebouw is vaak eenvoudig te beheren. Het Burgerlijk Wetboek maakt de stap zonder omwegen mogelijk, want het stelt geen enkele voorwaarde van hoedanigheid of beroepsbekwaamheid om syndicus te zijn.

Het probleem is dus niet het recht om het te doen, maar de volgorde van de stappen. Veel mede-eigendommen beslissen op een vergaderavond « we nemen die en die als syndicus », zonder te hebben nagegaan met welke meerderheid dat moest gebeuren, zonder schriftelijke overeenkomst, zonder de duur van het mandaat te bepalen — en ontdekken drie maanden later dat er binnen acht dagen een uittreksel van aanstelling moest worden aangeplakt en dat het mandaat in de Kruispuntbank van Ondernemingen moest worden ingeschreven.

Het werkelijke traject bestaat nochtans uit vier tijden. De beslissing: nagaan dat niets, noch in de statuten noch in de toestand van het gebouw, in de weg staat. De aanstelling: door het reglement van interne orde, door de eerste algemene vergadering of, bij gebreke daarvan, door de vrederechter, bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars. De overeenkomst: een verplicht geschrift, met de lijst van forfaitaire prestaties en van aanvullende prestaties, voor een mandaat van hoogstens drie jaar, zonder stilzwijgende verlenging. De eerste dagen: het uittreksel van aanstelling aanplakken, het mandaat in de KBO laten inschrijven, de aansprakelijkheidsverzekering laten afsluiten op kosten van de vereniging.

Dit artikel volgt precies die volgorde, met een genummerde checklist en de bijbehorende termijnen. Het zegt ook wat het Belgische recht níet beslecht — kan een vennootschap vrijwillige syndicus zijn? — in plaats van een antwoord te verzinnen. En het herinnert eraan dat de functie gepaard gaat met verplichtingen die identiek zijn aan die van een professional: lees vóór u aanvaardt ook het artikel over de verplichtingen van de vrijwillige syndicus.

Wie kan vrijwillige syndicus zijn?

Het Burgerlijk Wetboek stelt geen enkele voorwaarde van hoedanigheid

Dat is het vertrekpunt, en het is ruimer dan men denkt. Artikel 3.89, § 1 van het Burgerlijk Wetboek regelt de aanstelling van de syndicus; het vereist geen diploma, geen erkenning, geen ervaring en zelfs niet de hoedanigheid van mede-eigenaar. Geen enkele bepaling van het hoofdstuk over de gedwongen mede-eigendom behoudt de functie voor aan een bepaalde categorie personen.

Het ontbreken van beperkingen wordt langs een andere weg bevestigd: artikel 3.89, § 5, 8° voorziet uitdrukkelijk het geval van het kosteloze mandaat, door te regelen wie dan de aansprakelijkheidsverzekering betaalt. Wie het kosteloze mandaat regelt, aanvaardt het.

Wat niet vereist is

Geen diploma en geen opleiding

Het Burgerlijk Wetboek koppelt de functie aan geen enkele kwalificatie. Wat wél geëist wordt, zijn resultaten: een gevoerde boekhouding, bijeengeroepen vergaderingen, een overgedragen dossier.

Geen BIV-erkenning

De wet van 11 februari 2013 tot organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar viseert enkel de uitoefening in beroepsverband. De mede-eigenaar die zijn eigen gebouw beheert valt daarbuiten.

Geen verplichting om mede-eigenaar te zijn

Niets verplicht de syndicus eigenaar te zijn in het gebouw. In de praktijk is de vrijwillige syndicus dat vrijwel altijd — het is wat het engagement motiveert.

Geen statuut van zelfstandige

Het mandaat aanvaarden opent geen handelsactiviteit, geen persoonlijk ondernemingsnummer en geen aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds.

Een vraag die het Belgische recht niet beslecht: de vennootschap

Het Burgerlijk Wetboek aanvaardt duidelijk dat de syndicus een rechtspersoon is: artikel 3.89, § 2 bepaalt welke vermeldingen moeten worden aangeplakt wanneer de syndicus een vennootschap is — rechtsvorm, maatschappelijke benaming, maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer indien zij in de Kruispuntbank van Ondernemingen is ingeschreven.

Maar kan een vennootschap vrijwillig syndicus zijn? Op dat precieze punt vonden wij geen enkele officiële bron die uitsluitsel geeft. In de praktijk wordt een rechtspersoon die een mede-eigendom beheert vrijwel altijd geacht in beroepsverband op te treden, waardoor zij onder de wet van 11 februari 2013 en de BIV-erkenning valt. Wij signaleren de twijfel liever dan een regel te poneren die mogelijk niet bestaat: verloopt uw project via een vennootschap, laat het dan vóór de vergadering nakijken door het BIV of door een raadsman.

Professionele of vrijwillige syndicus · De rol en de taken van de syndicus · De verplichtingen van de vrijwillige syndicus

De drie wegen naar de aanstelling

Artikel 3.89, § 1: het reglement van interne orde, de vergadering, de rechter

Men wordt geen syndicus omdat men zich al jaren om het gebouw bekommert. Men wordt het door een akte van aanstelling. Het Burgerlijk Wetboek voorziet er drie, in een welbepaalde volgorde.

Artikel 3.89, § 1 van het Burgerlijk Wetboek

« Indien hij niet wordt aangewezen door het reglement van interne orde, wordt de syndicus benoemd door de eerste algemene vergadering of, bij ontstentenis daarvan, bij beslissing van de rechter, op verzoek van iedere mede-eigenaar of van elke belanghebbende derde. »

1

De aanwijzing door het reglement van interne orde

Dat is de eerste weg, gebruikt bij het ontstaan van de mede-eigendom. Zij heeft één gevolg dat men moet kennen: wanneer de syndicus door het reglement van interne orde is aangewezen, verstrijkt zijn mandaat van rechtswege bij de eerste algemene vergadering. Een stemming door de vergadering is dus onvermijdelijk.

2

De benoeming door de algemene vergadering

De gewone weg, en die van vrijwel alle vrijwillige kandidaten. Het punt moet uitdrukkelijk op de agenda van de oproeping staan: een vergadering kan niet geldig beslissen over een punt dat er niet op vermeld is. Werkt de zittende syndicus niet mee, dan kan de vergadering worden bijeengeroepen door de raad van mede-eigendom of, bij gebreke daarvan, door de voorzitter van de laatste algemene vergadering of, bij gebreke daarvan, door een of meer mede-eigenaars die ten minste een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten (art. 3.87, § 2).

3

De benoeming door de vrederechter

De noodweg, wanneer de mede-eigendom er niet in slaagt een syndicus aan te stellen. Het verzoek kan worden ingesteld door iedere mede-eigenaar of elke belanghebbende derde — de kring is ruim: een schuldeiser, een leverancier of een koper kan optreden. Bevoegd is de vrederechter, ongeacht het bedrag. Let op: alleen de rechter kan een syndicus afzetten die hij zelf heeft aangesteld (art. 3.89, § 7).

Volgt u een professionele syndicus op?

De overgang van een kantoor naar een vrijwilliger volgt dezelfde regels als elke syndicuswissel: de vergadering kan te allen tijde en zonder motief afzetten (art. 3.89, § 7), en het loutere feit dat een vervallen mandaat niet wordt hernieuwd geeft geen recht op enige vergoeding (art. 3.89, § 1). De uittredende syndicus moet het volledige beheersdossier binnen dertig dagen overdragen (art. 3.89, § 5, 7°).

Van syndicus veranderen · De algemene vergadering organiseren

Met welke meerderheid?

De volstrekte meerderheid van de aanwezigen of vertegenwoordigden

Dit is de vraag die het vaakst terugkomt, en het antwoord is eenvoudiger dan verwacht. Artikel 3.88, § 1 legt de algemene regel vast: de beslissingen van de algemene vergadering worden genomen bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars die op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn, tenzij de wet een gekwalificeerde meerderheid vereist.

Welnu, de aanstelling van de syndicus staat in geen enkele lijst van gekwalificeerde meerderheden van het Burgerlijk Wetboek — niet bij de twee derden, niet bij de vier vijfden, niet bij de eenparigheid. Zij valt dus onder het gemeen recht: de volstrekte meerderheid van de aanwezigen of vertegenwoordigden. Dezelfde regel geldt spiegelbeeldig voor de afzetting.

Drie preciseringen die een aanvechtbare beslissing vermijden

  • De stemmen worden geteld in aandelen, niet per hoofd: de verdeling van de duizendsten of de quotiteiten uit de basisakte bepaalt het gewicht van elke stem.
  • De meerderheid wordt beoordeeld onder de aanwezigen of vertegenwoordigden op het ogenblik van de stemming, niet onder alle mede-eigenaars: niet-vertegenwoordigde afwezigen tellen niet mee.
  • Het punt moet op de agenda van de oproeping staan. Een aanstelling die onder « varia » wordt gestemd is broos en wordt voor de vrederechter aangevochten.

Laat de aanstelling in de notulen opnemen, met de datum van inwerkingtreding en de duur van het mandaat. Die notulen vormen de basis voor het uittreksel dat aan de ingang van het gebouw wordt aangeplakt en voor de inschrijving van het mandaat in de KBO.

De schriftelijke overeenkomst en de duur van het mandaat

Verplicht, ook wanneer het mandaat kosteloos is

Veel mede-eigendommen denken dat een vrijwillig mandaat zonder formalisme kan. Dat klopt niet: de schriftelijke overeenkomst is een wettelijke verplichting, zonder uitzondering wegens kosteloosheid.

Artikel 3.89, § 1, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek

« De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars, en de daarmee verband houdende vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst. Die overeenkomst bevat onder meer de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de vergoedingen ervan. Elke niet-vermelde prestatie kan geen aanleiding geven tot een vergoeding, behoudens beslissing van de algemene vergadering. »

Wat de overeenkomst moet bevatten

De lijst van de forfaitaire prestaties

Wat de syndicus binnen zijn mandaat verzekert: oproeping en houden van de vergadering, boekhouding, oproepingen tot betaling, jaarafrekeningen, contacten met leveranciers.

De lijst van de aanvullende prestaties

Wat buiten het forfait valt en apart wordt behandeld: een zwaar schadegeval, de opvolging van een werf, een gerechtelijke procedure, een bijkomende buitengewone vergadering.

De vergoeding, ook als zij nul is

Een kosteloos mandaat wordt zwart op wit geschreven. Is er een onkostenvergoeding voorzien, dan staat zij in de overeenkomst en wordt zij gestemd: het beding beschermt de syndicus evenzeer als de mede-eigendom.

De duur en de datum van inwerkingtreding

Hoogstens drie jaar. De einddatum in de overeenkomst schrijven voorkomt dat de hernieuwing vergeten wordt — de eerste oorzaak van onregelmatig geworden mandaten.

Maximaal drie jaar, zonder stilzwijgende verlenging

Artikel 3.89, § 1 is duidelijk: « Het mandaat van de syndicus mag drie jaar niet te boven gaan, maar kan worden hernieuwd bij uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering. » Drie gevolgen: stilzwijgende verlenging is uitgesloten; op de vervaldag eindigt het mandaat zonder uitdrukkelijke stemming; en het loutere feit dat dit mandaat niet wordt hernieuwd kan geen aanleiding geven tot enige vergoeding.

Voor een vrijwillige syndicus betekent dat twee zeer concrete dingen. Enerzijds is uw mandaat nooit « verworven »: het moet uiterlijk om de drie jaar opnieuw worden gestemd. Anderzijds hoeft de mede-eigendom die van syndicus wil veranderen geen uitstapkosten te vrezen — wat het mandaat omgekeerd ook gemakkelijk maakt om te verlaten.

Wij konden niet bevestigen dat er een uitdrukkelijke wettelijke verplichting bestaat om de hernieuwing op de agenda te zetten van de vergadering die aan de vervaldag voorafgaat. Wij beweren dat dus niet — maar het toch agenderen blijft de voor de hand liggende voorzorg.

Het syndicuscontract · De vergoeding van de vrijwillige syndicus · Ontslag en afzetting

De formaliteiten van de eerste dagen

Drie stappen, twee korte termijnen

Zodra de aanstelling gestemd is, begint het mandaat. Drie formaliteiten worden onmiddellijk geactiveerd, en twee ervan hebben een strakke termijn.

Het uittreksel van aanstelling aanplakken, binnen acht dagen

Art. 3.89, § 2

Een uittreksel van de akte van aanstelling wordt aan de ingang van het gebouw aangeplakt, op onuitwisbare en zichtbare wijze, binnen acht dagen. Het vermeldt de datum van de aanstelling en de naam, voornamen, het beroep en de woonplaats van de syndicus — of, gaat het om een vennootschap, haar rechtsvorm, benaming, zetel en ondernemingsnummer indien zij in de KBO is ingeschreven.

Het mandaat laten inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen

Art. 3.89, § 3 · KB van 15 maart 2017

De inschrijving is verplicht sinds 1 april 2017, vrijwillige syndicus inbegrepen. Zij gebeurt uiterlijk de werkdag vóór de aanvang van de opdracht — acht werkdagen indien de aanstelling minder dan acht dagen voordien plaatsvond — via een erkend ondernemingsloket, voor een kostprijs in de orde van 85 € (bedrag vastgesteld in 2017 en sindsdien geïndexeerd). Cruciaal: het is een aanvulling op het KBO-dossier van de vereniging, geen persoonlijk ondernemingsnummer. Vrijwillige syndicus worden maakt van niemand een zelfstandige.

De aansprakelijkheidsverzekering laten afsluiten, op kosten van de vereniging

Art. 3.89, § 5, 8°

De syndicus moet een verzekering afsluiten die de uitoefening van zijn opdracht dekt en daarvan het bewijs leveren. De tekst regelt uitdrukkelijk het vrijwilligerswerk: bij een kosteloos mandaat wordt die verzekering afgesloten op kosten van de vereniging van mede-eigenaars. Laat de uitgave samen met de aanstelling stemmen.

Het ondernemingsnummer van de vereniging nakijken

Art. 3.86, § 1

Geen aanstellingsformaliteit, maar wel de eerste controle bij het overnemen van een dossier. De VME moet haar eigen ondernemingsnummer hebben, en alle documenten die van haar uitgaan moeten het vermelden. Mede-eigendommen van vóór 2 juni 2010 regulariseren vaak kosteloos bij het Kantoor Rechtszekerheid.

Verzekering en aansprakelijkheid · Wettelijke conformiteit in België

De checklist van de stappen

Van de beslissing tot de eerste vergadering die u zelf beheert

Twaalf stappen, in volgorde, met de termijnen waar de wet er een vastlegt.

  1. 1

    De basisakte, het reglement van mede-eigendom en het reglement van interne orde nakijken

    Termijn : Vooraf

    Onder meer de jaarlijkse periode van vijftien dagen waarin de gewone algemene vergadering moet plaatsvinden, en een eventueel door het RIO aangewezen syndicus.

  2. 2

    Nagaan of het mandaat van de zittende syndicus vervalt of kan worden afgezet

    Termijn : Vooraf

    Niet-hernieuwing op de vervaldag geeft geen recht op vergoeding; afzetting kan te allen tijde, zonder motief.

  3. 3

    Het punt op de agenda van de oproeping laten plaatsen

    Termijn : Vóór de oproeping

    Ondubbelzinnig: aanstelling, identiteit van de kandidaat, duur van het mandaat, kosteloos of bezoldigd, budget voor de verzekering.

  4. 4

    De algemene vergadering laten bijeenroepen

    Termijn : 30 dagen bij verzoek van 1/5

    Door de zittende syndicus; bij gebreke daarvan door de raad van mede-eigendom, de voorzitter van de laatste vergadering of mede-eigenaars met 1/5 van de aandelen (art. 3.87, § 2).

  5. 5

    De aanstelling laten stemmen bij volstrekte meerderheid van de aanwezigen of vertegenwoordigden

    Termijn : De dag van de AV

    De wet vereist geen gekwalificeerde meerderheid voor de aanstelling van de syndicus (art. 3.88, § 1).

  6. 6

    Meteen ook de overeenkomst, de duur en de verzekering laten stemmen

    Termijn : De dag van de AV

    Eén passage voor de vergadering voor alles wat gestemd moet worden: dat verstevigt de ambtsaanvaarding.

  7. 7

    De schriftelijke overeenkomst ondertekenen

    Termijn : Onmiddellijk

    Forfaitaire prestaties, aanvullende prestaties, vergoeding ook als zij nul is, duur en datum van inwerkingtreding (art. 3.89, § 1, tweede lid).

  8. 8

    Het uittreksel van aanstelling aanplakken aan de ingang van het gebouw

    Termijn : 8 dagen

    Op onuitwisbare en zichtbare wijze (art. 3.89, § 2).

  9. 9

    Het mandaat laten inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen

    Termijn : Vóór de aanvang van de opdracht

    Aanvulling op het KBO-dossier van de VME, via een erkend ondernemingsloket (art. 3.89, § 3 en KB van 15 maart 2017).

  10. 10

    De aansprakelijkheidsverzekering afsluiten en het bewijs leveren

    Termijn : Bij de ambtsaanvaarding

    Op kosten van de vereniging wanneer het mandaat kosteloos is (art. 3.89, § 5, 8°).

  11. 11

    Het volledige dossier opvragen bij de uittredende syndicus

    Termijn : 30 dagen

    Boekhouding, activa, historieken, statuten, notulen, leverancierscontracten, sleutels en badges (art. 3.89, § 5, 7°).

  12. 12

    De bankrekeningen van de vereniging overnemen

    Termijn : Eerste weken

    Rekeningen op naam van de VME, werkkapitaal en reservekapitaal apart (art. 3.86, § 3). Nooit verrichtingen via een persoonlijke rekening.

En daarna, het eerste jaar

  • Een commissaris van de rekeningen laten aanstellen: jaarlijkse verplichting (art. 3.91) en bescherming voor de vrijwillige syndicus.
  • De begroting opmaken en laten stemmen vóór u provisies opvraagt (art. 3.89, § 5, 16°).
  • Het boekhoudkundige stelsel kiezen: dubbel boekhouden vanaf twintig kavels zonder kelders, garages en parkeerplaatsen; daaronder vereenvoudigd.
  • Het register van de beslissingen bijhouden, ter plaatse en kosteloos in te zien door iedere belanghebbende (art. 3.93, § 4).
  • De vervaldag van het mandaat noteren: zonder uitdrukkelijke hernieuwingsstemming eindigt het.

De boekhouding van de mede-eigendom · Het genormaliseerd rekeningenstelsel · Werkkapitaal en reservekapitaal · Syndicus van een kleine mede-eigendom

Belgisch recht ≠ Frans recht

Vier reflexen om af te leren

Wie zoekt op « vrijwillige syndicus worden » botst voortdurend op inhoud die door de Franse wet van 10 juli 1965 wordt beheerst. De woordenschat lijkt op de onze; de regels niet.

« Men wordt aangesteld door het syndicaat van mede-eigenaars »

In België heet de entiteit de vereniging van mede-eigenaars (VME), in het Frans association des copropriétaires. Zij heeft rechtspersoonlijkheid en een ondernemingsnummer, en het is haar algemene vergadering die de syndicus benoemt.

« De syndicale raad draagt de kandidaat voor »

De Franse « conseil syndical » bestaat hier niet. Het Belgische recht kent de raad van mede-eigendom (art. 3.90), verplicht vanaf twintig kavels zonder kelders, garages en parkeerplaatsen, en de commissaris van de rekeningen (art. 3.91), jaarlijks aangesteld. Geen van beide draagt de syndicus voor: de vergadering stemt.

« Bij een impasse stapt men naar de rechtbank van eerste aanleg »

Bevoegd is de vrederechter, ongeacht het bedrag. Hij benoemt een syndicus bij ontstentenis van aanstelling, op verzoek van iedere mede-eigenaar of van elke belanghebbende derde (art. 3.89, § 1).

« De vrijwillige syndicus valt onder een lichter stelsel »

Het Franse stelsel van de « kleine mede-eigendommen » heeft geen Belgische tegenhanger. Er bestaat één enkel stelsel, met twee verlichtingen gekoppeld aan de drempel van twintig kavels zonder kelders, garages en parkeerplaatsen: de vereenvoudigde boekhouding en het facultatieve karakter van de raad van mede-eigendom. Meer niet.

Belangrijkste punten

  • Het Burgerlijk Wetboek stelt geen enkele voorwaarde van hoedanigheid of beroepsbekwaamheid om syndicus te zijn.
  • De aanstelling gebeurt door het reglement van interne orde, door de eerste algemene vergadering of, bij gebreke daarvan, door de vrederechter (art. 3.89, § 1).
  • Een door het reglement van interne orde aangewezen syndicus ziet zijn mandaat van rechtswege verstrijken bij de eerste algemene vergadering.
  • De aanstelling wordt gestemd bij volstrekte meerderheid van de aanwezigen of vertegenwoordigden: zij staat in geen enkele lijst van gekwalificeerde meerderheden (art. 3.88, § 1).
  • De schriftelijke overeenkomst is ook bij een kosteloos mandaat verplicht, met de lijst van forfaitaire en aanvullende prestaties.
  • Het mandaat mag drie jaar niet te boven gaan; er is geen stilzwijgende verlenging en niet-hernieuwing geeft geen recht op vergoeding.
  • Drie formaliteiten volgen op de aanstelling: aanplakking binnen acht dagen, inschrijving van het mandaat in de KBO, aansprakelijkheidsverzekering op kosten van de vereniging bij een kosteloos mandaat.
  • Kan een vennootschap vrijwillige syndicus zijn? Geen enkele officiële bron beslecht dat: de twijfel moet worden gesignaleerd, niet ingevuld.

Veelgestelde vragen over de aanstelling van de vrijwillige syndicus

Verder lezen

Officiële bronnen

De juridische stellingen in dit artikel verwijzen naar onderstaande teksten. Bij afwijking heeft de tekst gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad voorrang.

Begint u eraan? De software draagt het kader

Syndic24 is ontworpen voor het Belgische recht en voor mede-eigendommen van twee tot twintig kavels. Boekhouding, oproepingen tot betaling, jaarafrekeningen, wettelijke documenten: u behoudt het mandaat, de software houdt het kader vast.

✅ Opstartassistent om een dossier over te nemen
✅ Vereenvoudigde boekhouding of dubbel boekhouden
✅ Onbeperkt aantal gebouwen in alle formules
✅ 7 dagen proberen, zonder bankkaart
7 dagen gratis proberen

Software voor een klein gebouw · Vrijwillige syndicus: de oplossing van Syndic24