Duur, afsluiting, en hoe u de data wijzigt zonder zonder kwijting te vallen
In kort
Geen enkele Belgische tekst legt twaalf maanden op aan het boekjaar van een vereniging van mede-eigenaars. Noch het koninklijk besluit van 12 juli 2012, noch boek 3 van het Burgerlijk Wetboek omschrijft het boekjaar: de data zijn vrij. Maar drie jaarlijkse verplichtingen komen samen — een inventaris minstens eenmaal per jaar, een gewone algemene vergadering binnen een periode die in het reglement van interne orde is vastgelegd, en begrotingen die elk jaar ter stemming worden gelegd. Feitelijk laat een boekjaar van meer dan twaalf maanden een vergadering zonder goed te keuren rekeningen achter.
Art. 7 van het koninklijk besluit van 12 juli 2012 · Art. 3.85, § 3, 3°, 3.87, § 2 en 3.89, § 5, 16° van het Burgerlijk Wetboek
Een echte vrijheid, omkaderd door drie jaarlijkse afspraken
De vraag komt vaak terug: moet het boekjaar van een mede-eigendom twaalf maanden duren? Het antwoord is nee, geen enkele tekst legt dat op. Het koninklijk besluit van 12 juli 2012, dat het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel van de verenigingen van mede-eigenaars vastlegt, zegt niets over de duur van het boekjaar. Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek omschrijft het boekjaar evenmin. Daarom laat correct ontworpen software de data van het boekjaar vrij.
Die vrijheid is geen leegte. Drie verplichtingen, alle jaarlijks, omkaderen de duur via hun gevolgen in plaats van via een verbod. Ze begrijpen voorkomt de klassieke fout: een boekjaar verlengen om de agenda te vereenvoudigen, en nadien vaststellen dat een heel jaar is verstreken zonder dat de rekeningen werden goedgekeurd.
Deze pagina legt uit wat de teksten precies zeggen, waarom een boekjaar van achttien maanden een slecht idee is ook al verbiedt geen enkel artikel het, en hoe u de data correct wijzigt — via een kort overgangsboekjaar, niet via een lang boekjaar.
Wat de teksten zeggen
Drie jaarlijkse verplichtingen, geen opgelegde duur
Het stilzwijgen van de teksten over de duur
Het koninklijk besluit van 12 juli 2012 regelt het voeren van de boekhouding, het bewaren van de stukken, de inventaris en de waardering van de bezittingen. Nergens bepaalt het de duur van het boekjaar. Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt die evenmin. Er bestaat dus geen regel van « precies twaalf maanden » in de Belgische mede-eigendom, in tegenstelling tot wat men vaak leest.
De inventaris, minstens eenmaal per jaar
Art. 7 van het koninklijk besluit van 12 juli 2012
Elke vereniging van mede-eigenaars gaat « minstens eenmaal per jaar » met goede trouw en voorzichtigheid over tot de opnemings-, verificatie-, onderzoeks- en waarderingsverrichtingen die nodig zijn om op « de gekozen datum » een volledige inventaris op te maken van haar bezittingen, rechten, schulden, verplichtingen en verbintenissen. De tekst legt dus een jaarlijkse frequentie op, maar laat de datum aan de mede-eigendom.
De gewone algemene vergadering, binnen een periode uit het reglement van interne orde
Art. 3.85, § 3, 3° en art. 3.87, § 2 van het Burgerlijk Wetboek
Het reglement van interne orde bevat verplicht « de jaarlijkse periode van vijftien dagen waarin de gewone algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars plaatsvindt ». En de syndicus « houdt een algemene vergadering tijdens de in het reglement van interne orde vastgelegde periode ». De jaarlijkse vergadering is dus geen traditie: het is een verplichting, op een datum die de mede-eigendom zelf in haar reglement heeft opgenomen.
De begrotingen, elk jaar ter stemming
Art. 3.89, § 5, 16° van het Burgerlijk Wetboek
De syndicus maakt de begroting op voor de lopende uitgaven en die voor de te voorziene buitengewone kosten. Die begrotingen « worden elk jaar ter stemming voorgelegd aan de vereniging van mede-eigenaars ». Opnieuw een jaarlijkse afspraak, die enkel zin heeft naast afgesloten rekeningen.
De goedkeuring van de rekeningen, door de wet veronderstaald
Art. 3.94, § 1 van het Burgerlijk Wetboek
Boek 3 bevat geen enkel artikel dat uitdrukkelijk zegt « de algemene vergadering keurt de jaarrekeningen goed ». Bij de verkoop van een kavel moet de syndicus echter « een kopie van de laatste door de algemene vergadering goedgekeurde balans » overmaken. De wet veronderstelt dus dat een balans door de vergadering wordt goedgekeurd — en een goedgekeurde balans veronderstelt een afgesloten boekjaar.
Een woord over de kwijting van de syndicus
De « kwijting » die de syndicus na goedkeuring van de rekeningen krijgt, wordt in boek 3 van het Burgerlijk Wetboek niet benoemd. Zij volgt uit het statuut van de syndicus als lastgever en uit een vaste praktijk, vaak geregeld door het reglement van interne orde of het syndicuscontract. Zij is niettemin de werkelijke inzet van de jaarlijkse afspraak: het is de handeling waarmee de vergadering het beheer van het afgelopen boekjaar erkent. Een syndicus die voor een periode geen kwijting krijgt, blijft blootgesteld aan een latere betwisting over die periode.
Waarom een boekjaar van 18 maanden een slecht idee is
Geen enkel artikel verbiedt het — en daar zit net de valkuil
Aangezien de duur niet is geregeld, verbiedt niets formeel een boekjaar van achttien maanden. Het bezwaar is niet tekstueel maar praktisch, en het is ernstig: een lang boekjaar laat een algemene vergadering zonder goed te keuren rekeningen achter. Die vergadering vindt toch plaats, want het reglement van interne orde legt ze op, maar ze heeft niets te bekrachtigen voor de verstreken periode.
Wat u concreet verliest
Een jaar zonder goedgekeurde rekeningen, dus een jaar zonder kwijting voor de syndicus.
Een begroting die wordt gestemd zonder referentierekeningen voor het voorgaande jaar.
Een inventaris waarvan de datum wegdrijft van de vergadering die ze zou moeten bespreken.
Een onmiddellijke moeilijkheid bij de verkoop van een kavel: de « laatste goedgekeurde balans » van art. 3.94 wordt ouder dan twee jaar.
Een betwistingsgrond die u aanreikt aan een ontevreden mede-eigenaar, over een periode die niemand formeel heeft bekrachtigd.
De rekening valt negatief uit
U wint eenmalig wat comfort in de agenda, tegen een blijvend gat in de dekking van de syndicus. Voor een vrijwillige syndicus, die zijn persoonlijke aansprakelijkheid inzet zonder vergoeding, is dat de slechtst mogelijke ruil.
De juiste manoeuvre: een kort boekjaar, geen lang
Een overgangsboekjaar van zes maanden behoudt alle jaarlijkse afspraken
Om van een boekjaar dat op het kalenderjaar is afgestemd over te gaan naar een boekjaar van 1 juli tot 30 juni, is de juiste methode niet een boekjaar uitrekken maar een kort boekjaar invoegen. Elk jaar behoudt zo zijn inventaris, zijn vergadering, zijn rekeningen en zijn kwijting.
De twee manoeuvres vergeleken
Bovenaan het verlengde boekjaar: de vergadering van 2027 heeft geen enkele rekening om goed te keuren. Onderaan het korte overgangsboekjaar: elke vergadering keurt een afgesloten boekjaar goed.
1
Overgangsboekjaar
1 januari – 30 juni · 6 maanden
Een volledig maar kort boekjaar: afsluiting op 30 juni, inventaris op die datum, opgemaakte rekeningen, kostenafrekening, algemene vergadering, goedkeuring en kwijting.
2
Nieuw ritme
1 juli – 30 juni · 12 maanden
Het boekjaar krijgt zijn normale duur terug op de nieuwe data. Daarna geen enkel kunstje meer.
Het enige nadeel
Een « mager » boekjaar dat u op de vergadering moet uitleggen: zes maanden kosten, dus bedragen die niet vergelijkbaar zijn met die van het voorgaande jaar. Dat is een agendapunt om voor te bereiden, niets meer. Oneindig veel minder hinderlijk dan een jaar zonder kwijting.
Waarover moet worden gestemd
Alles hangt af van de plaats waar uw data zijn opgenomen
De vereiste meerderheid is niet dezelfde naargelang het document dat de data van het boekjaar vastlegt. Het verschil is aanzienlijk: aan de ene kant een beslissing van de vergadering onder private vorm, aan de andere kant een notariële akte met overschrijving. Ga dus eerst na waar uw data werkelijk staan.
Waar staan uw data?
Controleer eerst de basisakte en het reglement van mede-eigendom. Meestal zeggen die niets over het boekjaar, en wordt alles geregeld met een beslissing van de vergadering.
Waar de data staan
Wat moet worden gewijzigd
Meerderheid
Vorm
Reglement van interne orde
Wijziging van het reglement van interne orde
Absolute meerderheid
Onder private vorm
Reglement van mede-eigendom of basisakte
Wijziging van de statuten
Twee derde van de stemmen
Notariële akte + overschrijving
Nergens
Beslissing van de vergadering, daarna opname in het reglement
Absolute meerderheid
Onder private vorm
Waarom de absolute meerderheid voor het reglement van interne orde
Sinds de hervorming van 2018 maakt het reglement van interne orde geen deel meer uit van de statuten: artikel 3.85, § 1 behoudt die term voor de basisakte en het reglement van mede-eigendom, en het reglement van interne orde wordt onder private vorm opgemaakt. Artikel 3.88, § 1, dat de beslissingen opsomt waarvoor twee derde of vier vijfde nodig is, vermeldt het reglement van interne orde nergens. Aangezien geen enkele bijzondere meerderheid is voorzien, geldt de standaardregel van artikel 3.87, § 8: de beslissingen worden genomen bij absolute meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars. Dat is een gevolgtrekking uit drie geciteerde bepalingen, geen overgeschreven artikel.
De syndicus werkt het reglement van interne orde vervolgens onverwijld bij op basis van de door de vergadering genomen beslissingen (art. 3.93, § 3).
Als de data in de statuten staan
De wijziging van een reglement van mede-eigendom vereist twee derde van de stemmen wanneer ze enkel het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke delen betreft — wat het geval is voor de boekhoudkundige kalender van de vereniging (art. 3.88, § 1, 1°, a). Elke andere wijziging van de statuten vereist vier vijfde. De akte moet voor een notaris worden verleden en overgeschreven, met de kosten die dat meebrengt. Dat is de praktische reden waarom het beter is dat de kalender, waar mogelijk, in het reglement van interne orde staat.
Het meest voorkomende geval is het eenvoudigste
Veel mede-eigendommen hebben de vergaderperiode in hun reglement van interne orde — dat is verplicht sinds 2018 — en niets over het boekjaar in hun basisakte. In dat geval volstaat een beslissing bij absolute meerderheid, zonder notaris en zonder kosten.
Vergeet niet de periode van 15 dagen te verschuiven
De fout die een correct gestemde wijziging van de data onderuit haalt
Dit is de duurste vergetelheid van de hele operatie. Uw reglement van interne orde legt een jaarlijkse periode van vijftien dagen vast voor de gewone vergadering. Verschuift u de afsluiting van het boekjaar zonder die periode te verschuiven, dan valt uw vergadering op een moment waarop de rekeningen van het nieuwe boekjaar nog niet zijn opgemaakt — of keurt ze rekeningen goed die bijna een jaar oud zijn.
Een concreet voorbeeld
Reglement: vergadering tussen 1 en 15 maart. Boekjaar: 1 januari – 31 december. De vergadering van maart keurt de op 31 december afgesloten rekeningen goed. Coherent.
Nieuw boekjaar: 1 juli – 30 juni. Blijft de periode van het reglement op 1-15 maart staan, dan vindt de vergadering van maart midden in het lopende boekjaar plaats, met als enige beschikbare rekeningen die van negen maanden eerder.
De periode in het reglement moet de afsluiting volgen: bijvoorbeeld tussen 1 en 15 oktober, ongeveer drie maanden na 30 juni, genoeg om de rekeningen op te maken en tijdig bijeen te roepen.
De regel om te onthouden
De vergaderperiode en de afsluitingsdatum worden samen gestemd, in dezelfde beslissing. Voorzie twee tot vier maanden tussen de afsluiting en de vergaderperiode: de tijd om de rekeningen op te maken, ze te laten controleren door de commissaris van de rekeningen, en bijeen te roepen met naleving van de oproepingstermijn.
De te volgen werkwijze
Zeven stappen, in deze volgorde
1
Herlees de basisakte en het reglement van mede-eigendom
Zoek elke vermelding van het boekjaar, het maatschappelijk jaar of de afsluitingsdatum. Staat er niets, dan ontsnapt u aan de notaris.
2
Noteer de periode van vijftien dagen in het reglement van interne orde
Ze staat daar verplicht sinds 2018. Noteer ze: ze zal samen met de afsluiting moeten opschuiven.
3
Kies de nieuwe data en de overgangsperiode
Een kort overgangsboekjaar, nooit een lang. Ga na of de nieuwe vergaderperiode twee tot vier maanden na de afsluiting valt.
4
Zet het punt op de agenda van de volgende vergadering
Formuleer het nauwkeurig: nieuwe data van het boekjaar, duur van het overgangsboekjaar, nieuwe periode van vijftien dagen voor de gewone vergadering, en wijziging van het reglement van interne orde in die zin.
5
Laat stemmen en neem het resultaat op in de notulen
Absolute meerderheid als alles zich in het reglement van interne orde afspeelt. Twee derde en een bezoek aan de notaris als de statuten de data vastleggen.
6
Laat het reglement van interne orde bijwerken door de syndicus
Artikel 3.93, § 3 verplicht hem dat onverwijld te doen op basis van de beslissingen van de vergadering.
7
Sluit het overgangsboekjaar af als een normaal boekjaar
Inventaris op de afsluitingsdatum, rekeningen, kostenafrekening per mede-eigenaar, begroting, vergadering, goedkeuring, kwijting. Geen enkele stap overslaan.
Hoe Syndic24 boekjaren beheert
De data van het boekjaar zijn vrij in Syndic24, precies omdat geen enkele Belgische tekst twaalf maanden oplegt. U bepaalt de openings- en afsluitingsdatum die overeenstemmen met uw statuten of met de beslissing van uw vergadering, ook voor een overgangsboekjaar van zes maanden.
Opening en afsluiting van het boekjaar op de data van uw keuze, kort boekjaar inbegrepen.
Automatische overdracht van de saldi van het ene boekjaar naar het volgende.
Kostenafrekeningen per mede-eigenaar, berekend op de werkelijke periode van het boekjaar en niet op het kalenderjaar.
Afzonderlijke opvolging van werkkapitaal en reservekapitaal, op onderscheiden rekeningen zoals artikel 3.86, § 3 vereist.
Dubbele boekhouding volgens het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel voor de mede-eigendommen die onder de drempel van twintig kavels vallen.
Wettelijke documenten per boekjaar: balans, beheersrekening, bijdragevorderingen, afrekeningen, bijlagen voor de vergadering.
Syndic24 is software en vervangt noch een boekhouder noch juridisch advies. De keuze van de data en de toepasselijke meerderheid komen toe aan uw algemene vergadering en aan uw statuten.
Veelgestelde vragen over het boekjaar
Nee. Geen enkele Belgische tekst bepaalt de duur van het boekjaar van een vereniging van mede-eigenaars: noch het koninklijk besluit van 12 juli 2012 over het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel, noch boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. De data zijn vrij. In de praktijk omkaderen drie jaarlijkse verplichtingen de duur: de inventaris minstens eenmaal per jaar (art. 7 van het koninklijk besluit), de gewone algemene vergadering binnen de periode van vijftien dagen uit het reglement van interne orde (art. 3.85, § 3, 3° en 3.87, § 2) en de jaarlijkse stemming over de begrotingen (art. 3.89, § 5, 16°).
Nee, dat is een gebruik en geen verplichting. Een mede-eigendom kan afsluiten op 30 juni, op 30 september of op elke andere datum, bijvoorbeeld om de afsluiting te laten samenvallen met het einde van het stookseizoen of om de feestperiode te vermijden. Wat telt, is dat de datum coherent is met de vergaderperiode die in het reglement van interne orde is opgenomen.
Geen enkel artikel verbiedt het uitdrukkelijk, maar het is af te raden. Een boekjaar van achttien maanden laat een jaarlijkse algemene vergadering zonder goed te keuren rekeningen voor de verstreken periode, dus een jaar zonder kwijting voor de syndicus. Bij de verkoop van een kavel wordt ook de « laatste door de algemene vergadering goedgekeurde balans » die artikel 3.94, § 1 aan de koper laat overmaken, erg oud. Het is beter een kort overgangsboekjaar in te voegen.
Via een kort overgangsboekjaar: een boekjaar van 1 januari tot 30 juni, dus zes maanden, met zijn inventaris, zijn rekeningen, zijn kostenafrekening, zijn vergadering, zijn goedkeuring en zijn kwijting. Het volgende boekjaar neemt daarna het normale ritme van 1 juli tot 30 juni aan. Elk jaar behoudt zo zijn vergadering en zijn kwijting.
Dat hangt af van het document dat de data vastlegt. Staan ze in het reglement van interne orde, of nergens, dan volstaat een beslissing bij absolute meerderheid, onder private vorm: sinds 2018 maakt het reglement van interne orde geen deel meer uit van de statuten en voorziet artikel 3.88, § 1 geen enkele bijzondere meerderheid om het te wijzigen, zodat de standaardregel van artikel 3.87, § 8 geldt. Staan de data in het reglement van mede-eigendom of in de basisakte, dan gaat het om een wijziging van de statuten, die twee derde van de stemmen vereist wanneer ze het beheer van de gemeenschappelijke delen betreft, samen met een notariële akte en de overschrijving ervan.
Ja, en dat is de meest voorkomende vergetelheid. Het reglement van interne orde legt verplicht een jaarlijkse periode van vijftien dagen vast voor de gewone vergadering. Verschuift u de afsluiting zonder die periode te verschuiven, dan loopt de vergadering uit de pas met de rekeningen die ze moet goedkeuren. Beide worden in dezelfde beslissing gestemd, met twee tot vier maanden tussen de afsluiting en de vergaderperiode.
Artikel 7 van het koninklijk besluit van 12 juli 2012 verplicht elke vereniging van mede-eigenaars om minstens eenmaal per jaar over te gaan tot de opnemings-, verificatie-, onderzoeks- en waarderingsverrichtingen die nodig zijn om op « de gekozen datum » een volledige inventaris op te maken van haar bezittingen, rechten, schulden, verplichtingen en verbintenissen. De datum is dus vrij, maar in de praktijk laat men ze samenvallen met de afsluiting van het boekjaar.
Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek benoemt de kwijting niet en legt de stemming erover niet formeel op. Zij volgt uit het statuut van de syndicus als lastgever en uit een vaste praktijk, vaak geregeld door het reglement van interne orde of het syndicuscontract. Zij blijft de werkelijke inzet van de jaarlijkse vergadering: zonder kwijting voor een periode blijft de syndicus blootgesteld aan een latere betwisting over zijn beheer van die periode.
Kernpunten om te onthouden
Geen enkele Belgische tekst legt twaalf maanden op: het koninklijk besluit van 12 juli 2012 en boek 3 van het Burgerlijk Wetboek zwijgen over de duur van het boekjaar.
Drie jaarlijkse verplichtingen omkaderen de duur: inventaris, gewone vergadering, stemming over de begrotingen.
Een boekjaar van meer dan twaalf maanden laat een vergadering zonder goed te keuren rekeningen, dus een jaar zonder kwijting.
Om de data te wijzigen voegt men een kort overgangsboekjaar in, nooit een lang boekjaar.
Data in het reglement van interne orde of nergens: absolute meerderheid, onder private vorm.
Data in de statuten: twee derde van de stemmen, notariële akte en overschrijving.
De periode van vijftien dagen voor de vergadering verschuift in dezelfde beslissing als de afsluiting.